Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles SynkriaOps traite, pourquoi, où elles sont hébergées, combien de temps elles sont gardées et comment exercer vos droits. Elle s'applique au site www.synkriaops.com, à l'application app.synkriaops.com et à l'application mobile SynkriaOps. Elle est rédigée au regard de la loi camerounaise n° 2024/017 du 23 décembre 2024 relative à la protection des données à caractère personnel.

1. Qui est responsable de vos données

SynkriaOps SARL (Cameroun) est responsable des données de votre compte utilisateur, de la facturation de votre abonnement, des demandes envoyées depuis le site et des mesures de sécurité de la plateforme.

Pour les données que vous enregistrez dans votre dossier comptable (vos clients, fournisseurs, salariés, pièces et écritures), c'est votre entreprise qui en est responsable : SynkriaOps les traite uniquement pour votre compte et selon vos instructions, comme décrit dans l'accord de traitement des données. Il en va de même pour un cabinet d'expertise comptable vis-à-vis des dossiers de ses clients.

Contact pour toute question sur vos données : legal@synkriaops.com.

2. Les données que nous traitons

• Votre compte : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone si vous le renseignez, langue, mot de passe (enregistré uniquement sous une forme hachée, illisible pour nous), réglages de double authentification.
• Votre entreprise : dénomination, forme juridique, numéro d'identifiant unique, adresse, pays, dirigeants et informations de la liasse que vous saisissez.
• Votre comptabilité : pièces, écritures, tiers, relevés bancaires et Mobile Money, factures, documents déposés, exports.
• Sécurité et traçabilité : adresse IP, appareil et navigateur, dates de connexion, sessions actives, journal des actions sensibles (validation, clôture, droits, accès d'un assistant IA).
• Abonnement : formule, factures, état des paiements. Les paiements passent par notre prestataire de paiement ; nous ne recevons ni ne conservons les données de votre carte ou les codes de votre compte Mobile Money.
• Demandes envoyées depuis le site : nom, entreprise, téléphone, e-mail, profil (entreprise ou cabinet), pays et message.

Les sites publics (www, centre d'aide, blog, communauté) ne déposent aucun cookie publicitaire ni de suivi. Voir la politique cookies.

3. Pourquoi nous les traitons

• Fournir le service que vous avez souscrit, y compris l'essai gratuit : exécution du contrat.
• Sécuriser la plateforme, prévenir la fraude et garder la trace des actions sensibles : intérêt légitime et obligations légales.
• Facturer votre abonnement et tenir notre propre comptabilité : obligation légale.
• Vous écrire au sujet de votre compte (sécurité, fin d'essai, échéance, modification des conditions) : exécution du contrat.
• Répondre à une demande de démonstration envoyée depuis le site : votre demande.
• Vous envoyer des informations commerciales : uniquement avec votre accord, que vous pouvez retirer à tout moment.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée.

4. Lecture automatique des documents

Lorsque vous utilisez la lecture automatique d'une facture ou d'un justificatif, le document est transmis à Mistral AI (France) pour en reconnaître le texte et en extraire les montants, les dates et le tiers. Lors d'une reprise comptable, un grand livre en PDF numérisé n'est transmis à ce service qu'après votre accord explicite, enregistré à votre nom avec sa date. Les autres fichiers de reprise (Excel, CSV, FEC, PDF contenant du texte) sont lus sur nos serveurs, sans service extérieur.

5. Assistants IA connectés à votre dossier

Votre entreprise peut connecter un assistant IA ou un outil d'automatisation à SynkriaOps. Par défaut, seul l'administrateur de l'entreprise peut le faire ; il décide qui d'autre en a le droit et avec quelles permissions. L'assistant n'accède qu'aux données que ces permissions autorisent, et chacun de ses appels est enregistré. Le fournisseur de l'assistant est choisi par votre entreprise, qui en reste responsable.

6. Qui traite vos données et où elles sont hébergées

Vos données sont hébergées hors du Cameroun, principalement dans l'Union européenne. Nous faisons appel aux prestataires suivants, liés à nous par contrat et choisis pour leurs garanties de sécurité :

• Contabo GmbH (Allemagne) : serveur de l'application.
• Neon, Inc. (États-Unis) : base de données, hébergée dans la région de Francfort (Allemagne).
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) : stockage des fichiers en juridiction européenne, réseau, protection contre les attaques, sites publics, protection anti-robots du formulaire de contact.
• Mistral AI (France) : lecture automatique des documents.
• Resend, Inc. (États-Unis) : envoi des e-mails.
• CinetPay (Côte d'Ivoire) : paiement des abonnements.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (États-Unis) : détection des erreurs techniques.
• Expo (États-Unis) : notifications de l'application mobile.

Ces transferts hors du Cameroun sont réalisés dans le respect des conditions prévues par la loi n° 2024/017. Vous pouvez demander à legal@synkriaops.com la liste à jour de nos prestataires et les garanties qui encadrent chaque transfert.

7. Combien de temps nous les gardons

• Compte et dossier : tant que votre abonnement est actif.
• Après l'essai ou un impayé : 5 jours d'accès complet, puis 30 jours en lecture seule pendant lesquels vos exports restent téléchargeables, puis archivage du dossier.
• Fichiers déposés lors d'une reprise comptable : 7 jours, puis effacés ; les écritures importées restent dans votre dossier.
• Journal des actions sensibles : aussi longtemps que nécessaire à la traçabilité de votre comptabilité.
• Nos factures d'abonnement : 10 ans, comme l'exige l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable.
• Demandes envoyées depuis le site : au plus 3 ans après notre dernier échange.

La conservation de votre propre comptabilité pendant 10 ans est une obligation de votre entreprise. Avant de quitter SynkriaOps, téléchargez vos exports (FEC, états financiers, données).

8. Comment nous les protégeons

• Connexions chiffrées (HTTPS) entre votre appareil et nos serveurs.
• Mots de passe hachés, double authentification disponible.
• Chaque entreprise cloisonnée par la base de données elle-même : aucun dossier ne peut lire les données d'un autre.
• Fichiers déposés analysés par un antivirus avant toute lecture.
• Pièces validées scellées et journal des actions sensibles.
• Sauvegardes de la base de données avec restauration à un instant donné.
• Signalement d'une faille de sécurité : security@synkriaops.com.

9. Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

• accéder à vos données et en obtenir une copie ;
• les faire corriger ;
• demander leur effacement, sous réserve des durées de conservation que la loi impose ;
• vous opposer à leur utilisation, en particulier à des fins commerciales ;
• retirer votre accord lorsque le traitement repose sur lui ;
• saisir l'autorité camerounaise de protection des données à caractère personnel.

Écrivez à legal@synkriaops.com ; nous répondons dans un délai de 30 jours. Pour les données d'un dossier comptable, adressez-vous d'abord à l'entreprise ou au cabinet qui l'utilise : nous l'aiderons à vous répondre.

10. Utilisateurs professionnels

SynkriaOps est un service destiné aux entreprises et aux professionnels de la comptabilité. Il n'est pas destiné aux mineurs.

11. Modifications

Nous vous prévenons par e-mail au moins 30 jours avant toute modification importante de cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.