Comprendre les statuts achats

Chaque facture fournisseur et chaque note de frais possède un statut qui définit sa position dans le workflow de traitement. Ce guide explique les transitions possibles et les actions disponibles à chaque étape.

Statuts des factures fournisseurs

Statut	Description	Écriture comptable	Actions disponibles
REÇUE	Enregistrée, non encore validée	Aucune	Modifier, Supprimer, Valider
VALIDÉE	Écriture ACH créée, en attente de paiement	Créée (6xxx + 44320 / 401xxx)	Enregistrer paiement, Annuler
EN ATTENTE DE PAIEMENT	Validée, échéance non dépassée	Créée	Enregistrer paiement partiel, Relancer fournisseur
PARTIELLEMENT PAYÉE	Paiement partiel effectué	Paiement partiel enregistré	Enregistrer solde
PAYÉE	Intégralement réglée, lettrage complet	Complète	Exporter, Archiver
ANNULÉE	Annulée (erreur de saisie)	Extourne si validée	Voir la pièce d’extourne

Cycle de vie d’une facture fournisseur

REÇUE ──→ VALIDÉE ──→ EN ATTENTE ──→ PARTIELLEMENT PAYÉE ──→ PAYÉE
   │                       │
   └──→ (supprimée)         └──→ ANNULÉE (extourne automatique)

Statuts des notes de frais

Statut	Description	Écriture comptable	Actions disponibles
BROUILLON	En cours de saisie par l’employé	Aucune	Modifier, Supprimer, Soumettre
SOUMISE	En attente d’approbation	Aucune	Approuver, Rejeter (COMPTABLE/ADMIN)
APPROUVÉE	Validée, en attente de remboursement	Créée (6xxx / 421xxx)	Enregistrer remboursement
REJETÉE	Refusée avec motif	Aucune	Corriger et resoummettre
REMBOURSÉE	Paiement effectué à l’employé	Complète (421xxx soldé)	Exporter, Archiver

Cycle de vie d’une note de frais

BROUILLON ──→ SOUMISE ──→ APPROUVÉE ──→ REMBOURSÉE
                  │
                  └──→ REJETÉE ──→ (correction) ──→ SOUMISE (re-soumission)

Transitions autorisées — règles métier

Factures fournisseurs

Depuis	Vers	Condition
REÇUE	VALIDÉE	Cliquer “Valider” — crée l’écriture ACH
REÇUE	Supprimée	Avant validation uniquement
VALIDÉE	PARTIELLEMENT PAYÉE	Enregistrer un paiement partiel
VALIDÉE / PARTIELLE	PAYÉE	Enregistrer le solde (lettrage complet 401xxx)
VALIDÉE	ANNULÉE	Émettre une extourne (remplace avoir fournisseur)

Notes de frais

Depuis	Vers	Condition
BROUILLON	SOUMISE	Employé clique “Soumettre”
SOUMISE	APPROUVÉE	COMPTABLE/ADMIN approuve — crée l’écriture 6xxx / 421xxx
SOUMISE	REJETÉE	COMPTABLE/ADMIN rejette avec motif obligatoire
REJETÉE	BROUILLON	Employé accède à la note pour correction
APPROUVÉE	REMBOURSÉE	COMPTABLE/ADMIN enregistre le remboursement — solde 421xxx

Actions par statut — tableaux récapitulatifs

Factures fournisseurs

Action	REÇUE	VALIDÉE	PARTIELLE	PAYÉE	ANNULÉE
Modifier	✓	—	—	—	—
Supprimer	✓	—	—	—	—
Valider	✓	—	—	—	—
Enregistrer paiement	—	✓	✓	—	—
Annuler (extourne)	—	✓	✓	—	—
Exporter PDF	✓	✓	✓	✓	✓

Notes de frais

Action	BROUILLON	SOUMISE	APPROUVÉE	REJETÉE	REMBOURSÉE
Modifier	✓	—	—	—	—
Soumettre	✓	—	—	—	—
Approuver	—	✓	—	—	—
Rejeter	—	✓	—	—	—
Rembourser	—	—	✓	—	—
Corriger	—	—	—	✓	—
Exporter	✓	✓	✓	✓	✓

| Transition | Écriture créée | |-----------|---------------| | REÇUE → VALIDÉE | Débit 6xxx + Débit 44320 / Crédit 401xxx | | VALIDÉE → PAYÉE | Débit 401xxx / Crédit 52xxx (banque) ou 57xxx (caisse) | | VALIDÉE → ANNULÉE | Extourne : Crédit 6xxx + Crédit 44320 / Débit 401xxx |

Pour aller plus loin

Enregistrer une facture fournisseur — cycle complet de la saisie au paiement
Créer une note de frais — soumission par l’employé
Valider et rembourser une note de frais — approbation et remboursement côté comptable