Importer un relevé bancaire

À la fin de cette page, vous saurez importer le relevé de votre banque dans SynkriaOps et traiter les transactions créées. Chaque ligne importée devient une transaction au statut Non traitée, rattachée au compte choisi. Aucune écriture n’est passée tant que vous ne l’avez pas comptabilisée.

Choisir le format de relevé

SynkriaOps accepte les relevés bancaires dans ces formats :

Format	Extensions acceptées	Association des colonnes
OFX / QFX	.ofx, .qfx	Aucune : import direct
MT940 (format SWIFT interbancaire)	.mt940, .sta, .940, .txt	Aucune : import direct
CSV	.csv	Colonnes détectées, à vérifier
Excel	.xls, .xlsx	Colonnes détectées, à vérifier
PDF (relevé natif ou scanné)	.pdf	Lecture par OCR, lignes à relire avant import

Taille maximale : 20 Mo par fichier, 15 Mo pour un PDF.

Astuce

Quand votre banque propose l’export OFX ou MT940, privilégiez-le : aucune association de colonnes n’est nécessaire. Pour un relevé PDF, voir aussi Importer un relevé bancaire PDF par OCR.

Pré-requis

Avant d’importer, vérifiez que :

1. Le compte est déclaré et actif dans Paramètres → Comptes bancaires (voir Configurer un compte bancaire).
2. Vous avez le rôle Administrateur ou Comptable.
3. Un exercice fiscal ouvert couvre la période du relevé : sans lui, les transactions s’importent mais ne pourront pas être comptabilisées.

Téléchargez le relevé depuis l’espace en ligne de votre banque, au format OFX ou MT940 s’il est proposé, sinon en CSV ou Excel. N’ouvrez pas et ne réenregistrez pas le fichier dans un tableur avant l’import : les dates et les montants peuvent être modifiés.

Importer le relevé dans SynkriaOps

Deux points d’entrée ouvrent le même assistant :

• Trésorerie → Transactions, bouton Importer un relevé (le panneau Nouvel import bancaire s’ouvre) ;
• Documents → Imports, bouton Nouvel import. Cette page liste aussi l’historique de vos imports.

La page Imports : chaque import avec son fichier, son format, son compte et son résultat.

1. Type de relevé : choisissez Relevé bancaire standard, puis Continuer. Pour un wallet Mobile Money, voir Importer un relevé Mobile Money.

2. Fichier source : dans Compte cible, sélectionnez le compte concerné. Glissez le fichier dans la zone de dépôt ou cliquez dessus pour le choisir, puis cliquez sur Suivant : Configuration du mapping.

3. Si ce fichier exact a déjà été importé sur ce compte, la fenêtre Fichier déjà importé indique la date et le nombre de transactions du premier import. Cliquez sur Annuler, sauf raison précise de continuer (Continuer quand même).

4. Mapping (CSV et Excel uniquement ; l’étape est sautée pour OFX et MT940). Vérifiez :

   • Format de Date, par exemple JJ/MM/AAAA ;
   • Convention Montant : 1 colonne (Montant +/-), 2 colonnes (Débit et Crédit séparés) ou 2 colonnes (Montant Absolu + Sens D/C) ;
   • pour chaque colonne du fichier, le champ Associer à (Date d’opération, Libellé, Débit (Sortie), Crédit (Entrée), Solde…).

   Cliquez sur Suivant : Analyse.

5. Analyse : l’écran affiche le nombre de Lignes Valides, de Doublons Suspects et d’Erreurs Format, puis un Aperçu (10 premières lignes). Vérifiez que les sorties d’argent sont bien dans la colonne Débit (sortie) et les entrées dans Crédit (entrée) ; sinon, revenez au mapping. Les lignes en erreur seront ignorées.

6. Cliquez sur Confirmer l’import (N lignes). L’import se poursuit en arrière-plan ; vous pouvez quitter la page.

7. À la fin, l’écran Import terminé avec succès ! donne le nombre de lignes importées et de doublons suspects. Cliquez sur Voir les transactions ou, s’il y a des doublons, sur Gérer les doublons.

Vérifier que le relevé est complet

Chaque fichier importé devient un relevé : la période, le solde de début, les mouvements et le solde de fin que la banque a imprimés. SynkriaOps vérifie que solde de début + mouvements = solde de fin. Ouvrez l’import dans Documents → Imports, section Relevé de la banque :

Ce que vous voyez	Ce que cela veut dire
Relevé complet	Aucune ligne ne manque.
Écart de …	Une ligne manque, est en double, ou le fichier est tronqué. Le montant affiché est celui qui manque.
Soldes à compléter	Le fichier ne porte pas les soldes : cliquez sur Saisir les soldes et recopiez-les depuis le relevé.

D’où viennent les soldes :

• MT940 et PDF : lus dans le fichier (solde d’ouverture et de clôture) ;
• OFX : seul le solde de fin est dans le fichier ; le solde de début reprend la fin du relevé précédent du même compte quand aucune opération ne tombe entre les deux, sinon il est à saisir ;
• CSV, Excel, Mobile Money : déduits de la colonne « solde » quand elle existe et que vous l’avez associée à l’étape du mapping.

Un avertissement apparaît aussi quand le solde de début ne prolonge pas le solde de fin du relevé précédent (un relevé manque entre les deux), ou quand deux relevés d’un même compte se chevauchent.

Note

Pour corriger un solde lu dans le fichier de la banque, un motif est obligatoire ; la correction est enregistrée dans la piste d’audit.

Traiter les transactions importées

Une transaction importée se traite comme une transaction saisie à la main : on lui affecte une contrepartie ou on la rapproche d’une facture.

La liste des transactions : chaque ligne Non traitée attend sa contrepartie.

1. Allez dans Trésorerie → Transactions et ouvrez l’onglet Non traitée. Le filtre de la colonne Compte limite la liste à un compte.

2. Cliquez sur une transaction pour ouvrir son panneau de détail.

3. Deux possibilités :

   • section Comptabilisation : choisissez le Compte de contrepartie (par exemple 411xxx pour un client, 401xxx pour un fournisseur, 585 pour un virement entre vos propres comptes), puis cliquez sur Affecter la contrepartie : générer l’écriture BQ ;
   • onglet Réconciliation : liez la transaction à la facture qu’elle règle (Rapprocher sur une proposition, ou Rechercher parmi les pièces comptables puis Lier).

4. La transaction passe au statut Traitée : l’écriture est enregistrée dans le journal du compte (BQ1, CA1, MM1…).

5. Une fois toutes les transactions traitées, faites le rapprochement bancaire pour confirmer que le solde comptable correspond au relevé.

Le détail de l’écriture produite, du rapprochement partiel et de l’annulation d’une comptabilisation est expliqué dans Comptabiliser une transaction.

Gérer les doublons à l’import

SynkriaOps compare chaque ligne du relevé aux transactions déjà présentes sur le même compte, sur une fenêtre de 7 jours autour des dates du relevé. Les transactions saisies à la main sont comprises dans la comparaison. Chaque ligne reçoit un score de 0 à 100 :

Ce que SynkriaOps constate	Effet sur le score
Le même fichier a déjà été importé sur ce compte	95
Même date, même montant, libellé identique	90
Même date, même montant, au moins 70 % de mots communs dans le libellé	85
Date à 3 jours près, même montant (ou écart de 0,5 % au plus), libellé ressemblant	65 à 80
Solde après opération identique, quand le fichier le fournit	+10
Solde après opération différent	−40

À partir de 60, la ligne est un doublon suspect. Elle est importée quand même, avec le badge Doublon, et rangée dans l’onglet Doublons de la page Transactions Bancaires, par niveau : Suspects (60 à 79), Probables (80 à 94), Quasi-certains (95 à 100).

Pour chaque doublon, comparez la transaction importée à l’originale, puis choisissez Valider comme légitime (deux opérations réelles distinctes) ou Supprimer. Une transaction déjà traitée ne peut pas être supprimée depuis cette vue.

Attention

Une transaction saisie à la main avec un libellé très différent de celui de la banque peut ne pas être reconnue. Après chaque import, vérifiez les lignes Non traitée du même montant que vos saisies manuelles. Voir Créer une transaction manuelle.

Résoudre les erreurs courantes

Message ou situation	Cause	Solution
Le fichier n’est pas pris par la zone de dépôt	Extension non acceptée ou fichier de plus de 20 Mo	Réexportez le relevé dans un format du tableau ci-dessus, ou scindez-le par mois
« Ce PDF dépasse 15 MB. Réduisez la qualité de scan ou découpez en plusieurs fichiers. »	PDF trop volumineux	Scannez en qualité plus basse ou découpez le relevé
« Ce PDF est protégé par mot de passe. Retirez la protection avant l’import. »	PDF protégé	Retirez le mot de passe, puis relancez l’import
Fichier déjà importé	Le même fichier a déjà été importé sur ce compte	Annulez, sauf raison précise de réimporter
Détection de format peu fiable	Format de date ambigu (JJ/MM ou MM/JJ, année sur 2 chiffres)	Choisissez le format exact dans Format de Date avant de continuer
« Attention : N lignes en erreur seront ignorées »	Date ou montant illisible sur ces lignes	Corrigez le mapping, ou saisissez ces lignes à la main après l’import
« Session expirée (au-delà de 30 minutes). Recommencez l’import. »	L’assistant est resté ouvert trop longtemps	Relancez l’import avec le fichier
« La date … n’appartient à aucun exercice fiscal actif » (à la comptabilisation)	Aucun exercice ouvert ne couvre la date de la transaction	Créez ou ouvrez l’exercice dans Paramètres → Exercices fiscaux

Voir aussi

• Créer une transaction manuelle →
• Importer un relevé Mobile Money →
• Faire un rapprochement bancaire →
• Lettrage comptes tiers →