Valider et rembourser une note de frais

La validation des notes de frais est une responsabilité du COMPTABLE ou de l’ADMIN. Ce workflow garantit que chaque dépense est justifiée, correctement catégorisée et tracée comptablement avant remboursement.

Qui peut valider une note de frais ?

Rôle	Peut valider	Peut rembourser
ADMIN	Oui	Oui
COMPTABLE	Oui	Oui
COLLABORATEUR	Non	Non
EMPLOYÉ	Non (seulement soumettre)	Non

Accéder à la file d’approbation

Menu principal → Achats → Notes de frais → onglet En attente d’approbation.

Vous voyez toutes les notes soumises par les employés avec :

• Nom de l’employé et compte 421xxx
• Période et objet de la note
• Montant total
• Nombre de lignes et de justificatifs

Approuver une note de frais

1. Ouvrir la note de frais

   Cliquez sur la note à traiter. Vous accédez au détail complet.

2. Vérifier chaque ligne

   Pour chaque ligne de dépense, vérifiez :

   Contrôle	Vérification
   Justificatif présent	Cliquer sur la pièce jointe et vérifier sa lisibilité
   Montant cohérent	Le montant saisi correspond-il au reçu ?
   Date correcte	La dépense est-elle dans la période déclarée ?
   Catégorie appropriée	Le compte SYSCOHADA est-il correct pour ce type de charge ?
   Caractère professionnel	La dépense est-elle clairement liée à l’activité de l’entreprise ?

   Astuce

   En cas de doute sur la catégorie, vérifiez dans le plan comptable SYSCOHADA. Par exemple : un repas avec un client = 625100 (frais de représentation) ; un repas seul en déplacement = 625100 également mais le plafond peut différer selon votre politique RH.

3. Approuver ou rejeter — deux actions disponibles en haut de la note :

   • Approuver : SynkriaOps crée l’écriture comptable, passe la note au statut APPROUVÉE et notifie l’employé par email.
   • Rejeter : un champ motif obligatoire s’affiche. Saisissez une raison précise (justificatif illisible, dépassement de plafond, dépense non professionnelle). La note repasse au statut REJETÉE avec notification à l’employé.

4. Enregistrer le remboursement

   Après approbation, allez sur la note approuvée et cliquez Enregistrer le remboursement :

   Champ	Description
   Date de remboursement	Date du virement ou retrait caisse
   Compte de paiement	Compte bancaire (52xxx) ou caisse (57xxx)
   Montant	Montant total de la note (pré-rempli)
   Référence	Référence du virement bancaire (optionnel)

   Confirmez. L’écriture de remboursement est créée :

   Compte	Libellé	Débit	Crédit
   421001	Employé M. Ntangue Jean (remboursement)	125 500 XAF
   521000	Banque principale		125 500 XAF

   Le solde du compte 421001 revient à zéro — la dette envers l’employé est soldée.

Vérification du solde 421xxx

Après remboursement, vérifiez que le compte employé est bien soldé :

1. Menu → Comptabilité → Grand livre 2. Filtrez par compte 421xxx de l’employé 3. Le solde doit être à 0,00 XAF si tous les remboursements sont effectués

Attention

Un solde débiteur sur un compte 421xxx signifie que l’entreprise doit de l’argent à l’employé (remboursement en attente). Un solde créditeur signifie que l’employé a reçu une avance non justifiée — vérifiez avec lui.

Gérer les rejets

Lorsqu’une note est rejetée, l’employé doit :

1. Corriger les lignes problématiques 2. Remplacer les justificatifs manquants ou illisibles 3. Resoumettre la note corrigée

Vous recevrez à nouveau une notification pour retraiter la note.

Archivage des notes remboursées

Les notes au statut REMBOURSÉE sont automatiquement archivées après 90 jours. Elles restent consultables via la recherche ou le filtre Archivées.

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
”Compte 421xxx inexistant”	Employé sans sous-compte créé	Créer le sous-compte 421xxx dans le plan comptable
”Compte de paiement non sélectionné”	Aucun compte banque/caisse choisi	Sélectionner le compte de remboursement
”Solde 421 non nul après remboursement”	Remboursement partiel ou ligne manquante	Vérifier et enregistrer les montants manquants

Pour aller plus loin

• Créer une note de frais — processus de soumission côté employé
• Importer un relevé bancaire — vérifier que le virement de remboursement apparaît bien