Enregistrer une facture fournisseur

L’enregistrement d’une facture fournisseur crée la dette vis-à-vis de votre fournisseur (compte 401xxx) et génère automatiquement l’écriture dans le journal ACH (Achats). Deux méthodes sont disponibles aujourd’hui : l’import OCR (photo ou PDF de la facture, en glisser-déposer) et l’import tableur (Excel/CSV).

Note

La saisie manuelle ligne par ligne d’une facture fournisseur est en cours de développement et arrivera prochainement. En attendant, l’import OCR couvre le cas d’une facture reçue en papier ou en PDF, et l’import tableur celui d’un lot de factures déjà listées dans un fichier.

Choisir la méthode

Import OCR (recommandé)

Photographiez ou glissez-déposez le PDF de la facture — SynkriaOps extrait automatiquement le fournisseur, les montants HT/TVA/TTC et les dates. Vous vérifiez puis validez. C’est la méthode la plus rapide pour une facture isolée.

Import tableur Excel/CSV

Pour enregistrer plusieurs factures d’un coup à partir d’un fichier Excel ou CSV (par exemple un relevé de factures transmis par votre fournisseur ou un export de votre ancien logiciel).

Méthode 1 — Import OCR (glisser-déposer)

L'écran Factures fournisseurs : la zone de dépôt OCR accueille vos photos et PDF.

1. Allez dans Achats → Factures fournisseurs et cliquez sur Importer par OCR.

2. Glissez-déposez la photo ou le PDF de la facture dans la zone d’import.

3. SynkriaOps extrait automatiquement les informations : fournisseur (nom, NIU), date de facture, référence externe, montants HT, TVA (19,25 % Cameroun) et TTC.

4. Vérifiez les données extraites — corrigez si besoin le compte de charge proposé (6xxx) et le fournisseur détecté. Si le fournisseur n’existe pas encore, créez-le à la volée (son sous-compte 401xxx est généré automatiquement).

5. Cliquez Valider. L’écriture est générée dans le journal ACH et la facture passe au statut VALIDÉE.

Pour le détail complet (qualité de photo, correction des données, doublons), voir Importer une facture par OCR.

Méthode 2 — Import tableur Excel/CSV

1. Allez dans Achats → Factures fournisseurs et cliquez sur Importer (import tableur).

2. Sélectionnez votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV. Chaque ligne doit contenir au minimum : fournisseur, date de facture, référence externe, montant HT, taux de TVA.

3. SynkriaOps affiche une prévisualisation : lignes reconnues, fournisseurs appariés, total HT/TVA/TTC, doublons potentiels (même référence externe déjà enregistrée).

4. Corrigez les lignes signalées, puis cliquez Valider l’import. Les factures sont créées et leurs écritures générées dans le journal ACH.

Astuce

La référence externe (numéro de facture du fournisseur) est essentielle pour le rapprochement bancaire et pour détecter les doublons. Ne la laissez pas vide dans votre fichier.

L’écriture générée

Quelle que soit la méthode, la validation génère la même écriture dans le journal ACH. Exemple pour une facture de fournitures de 101 363 XAF TTC :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
606100	Cartouches imprimante	45 000 XAF
606200	Papier A4	25 000 XAF
606300	Fournitures diverses	15 000 XAF
4452	TVA déductible	16 363 XAF
401001	Fournisseur Papeterie Express		101 363 XAF

Le numéro interne est auto-généré (ex. ACH-2026-000XXX).

Comptes SYSCOHADA de référence — achats

Famille	Comptes	Usage
Achats	601xxx – 609xxx	Marchandises, matières, emballages
Services extérieurs	621xxx – 629xxx	Sous-traitance, loyers, transport, pubs
Autres services	631xxx – 659xxx	Frais divers, charges exceptionnelles
Fournisseurs	401xxx	Dette envers les fournisseurs
TVA déductible	4452	TVA récupérable sur achats

Attention

Si votre fournisseur n’est pas assujetti à la TVA (petits fournisseurs informels en zone OHADA), ne renseignez pas de TVA déductible. L’écriture ne comporte alors que le débit 6xxx et le crédit 401xxx pour le montant total.

Enregistrer le paiement

Quand vous réglez la facture :

1. Allez sur Achats → Factures fournisseurs → ouvrez la facture.

2. Cliquez Enregistrer un paiement.

3. Sélectionnez le compte de paiement (banque ou caisse), renseignez la date et le montant payé.

4. Confirmez — l’écriture de paiement est créée et le lettrage 401xxx est effectué.

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
”Fournisseur non reconnu”	Nom du fichier/OCR différent de la fiche	Apparier manuellement ou créer le fournisseur
”Compte de charge non sélectionné”	Ligne sans compte SYSCOHADA	Choisir un compte 6xxx pour chaque ligne
”Référence externe dupliquée”	Même n° facture déjà enregistré	Vérifier si la facture n’est pas déjà importée
”Montant TVA incohérent”	Taux ou calcul incorrect dans le fichier	Revérifier le montant HT et le taux TVA

Pour aller plus loin

• Importer une facture par OCR — extraire automatiquement les données d’une facture PDF
• Créer un fournisseur — ajouter un tiers avec sous-compte 401xxx
• Lettrage des comptes tiers — rapprocher paiements et factures fournisseurs