Configurer les factures récurrentes

Les factures récurrentes permettent d’automatiser l’émission de factures identiques à intervalles réguliers. Idéal pour les abonnements clients, les loyers, les contrats de maintenance ou tout service facturé périodiquement.

Cas d’usage typiques

• Abonnement mensuel logiciel à 85 000 XAF/mois
• Loyer de bureau à 350 000 XAF/mois
• Contrat de maintenance trimestriel à 480 000 XAF/trimestre
• Honoraires comptables annuels à 1 200 000 XAF/an

Créer un modèle de facture récurrente

1. Accéder au module

   Menu principal → Ventes → Factures récurrentes → bouton Nouvelle facture récurrente.

2. Configurer le client et les lignes

   Renseignez exactement comme une facture standard :

   • Client : sélectionnez le tiers (compte 411xxx)
   • Lignes : désignation, quantité, prix unitaire HT, taux TVA

   Exemple — abonnement mensuel maintenance :

   Désignation	Qté	PU HT	TVA	Total TTC
   Maintenance logicielle — licence Pro	1	150 000 XAF	19,25 %	178 875 XAF
   Support prioritaire (5h incluses)	1	75 000 XAF	19,25 %	89 438 XAF
   Total mensuel		225 000 XAF HT	43 313 XAF	268 313 XAF TTC

3. Paramétrer la fréquence

   Paramètre	Options	Description
   Fréquence	Mensuelle / Trimestrielle / Semestrielle / Annuelle	Rythme de génération
   Date de début	Date au choix	Première génération à cette date
   Date de prochaine génération	Auto-calculée	Affichée après enregistrement
   Nombre de récurrences	Nombre fixe ou “Sans fin”	Durée du contrat
   Envoi automatique par email	Oui / Non	Envoi direct au client sans action manuelle

4. Configurer l’envoi automatique

   Envoi automatique activé

   La facture est générée et envoyée par email au client à la date prévue. Vérifiez que l’adresse email est renseignée sur la fiche client. Aucune intervention n’est requise.

   Envoi manuel

   La facture est générée mais reste en statut BROUILLON. Vous recevez une notification et pouvez la vérifier avant envoi. Utile si les montants peuvent varier.

   Astuce

   Activez l’envoi automatique uniquement pour les factures à montants fixes. Si votre prestation varie d’un mois à l’autre, laissez l’envoi manuel pour vérifier avant émission.

5. Enregistrer le modèle

   Cliquez Enregistrer. Le modèle passe au statut ACTIVE. La prochaine date de génération est affichée dans la liste.

Statuts du modèle récurrent

Statut	Description	Actions disponibles
ACTIVE	Génération automatique en cours	Mettre en pause, Modifier, Voir les factures
EN_PAUSE	Génération suspendue temporairement	Reprendre, Modifier, Terminer
TERMINÉE	Archivée définitivement	Consulter l’historique

Gérer un modèle existant

Mettre en pause

Accédez au modèle → bouton Mettre en pause. La génération s’arrête à la prochaine occurrence. Utile pendant une suspension de contrat ou un litige. Le modèle est conservé et peut être repris.

Reprendre

Depuis un modèle EN_PAUSE → bouton Reprendre. Saisissez la nouvelle date de prochaine génération.

Terminer

Depuis un modèle ACTIVE ou EN_PAUSE → bouton Terminer. Le modèle passe à TERMINÉE et n’est plus modifiable. Les factures déjà générées restent accessibles.

Consulter les factures générées

Dans la fiche du modèle, l’onglet Factures générées liste toutes les factures issues de ce modèle avec leur statut de paiement.

Attention

Modifier les lignes ou le montant d’un modèle ACTIVE ne rétroagit pas sur les factures déjà émises. Seules les prochaines générations sont affectées.

Exemple de planning de génération

Pour un abonnement trimestriel démarrant le 01/01/2026 sur 4 récurrences :

Génération	Date	Montant TTC	Statut
1/4	01/01/2026	480 000 XAF	SOLDÉE
2/4	01/04/2026	480 000 XAF	EN ATTENTE
3/4	01/07/2026	480 000 XAF	Prévue
4/4	01/10/2026	480 000 XAF	Prévue

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
”Aucune facture générée”	Date de début dans le futur	Vérifier la date de début du modèle
”Email non envoyé”	Email client manquant	Compléter la fiche tiers avec l’email
”Modèle inactif”	Mis en pause manuellement	Reprendre le modèle depuis sa fiche

Pour aller plus loin

• Créer une facture client — comprendre le cycle complet d’une facture
• Relances automatiques — configurer des relances si les factures récurrentes restent impayées