Convertir un devis en facture

Lorsqu’un client accepte votre devis, SynkriaOps vous permet de le convertir en facture en un seul clic. Toutes les informations sont reprises automatiquement et l’écriture comptable dans le journal VTE est générée sans saisie manuelle.

Prérequis

• Le devis doit être au statut ACCEPTÉ
• Vous devez avoir le rôle COMPTABLE ou ADMIN

Attention

Un devis en statut BROUILLON, ENVOYÉ, REFUSÉ ou EXPIRÉ ne peut pas être converti. Si votre devis a expiré, dupliquez-le, réactualisez la date d’expiration et renvoyez-le.

Convertir le devis

1. Accéder au devis accepté

   Dans le menu, allez sur Ventes → Devis. Filtrez par statut ACCEPTÉ ou recherchez le devis par numéro (ex. DEV-2026-000042).

   Cliquez sur le devis pour ouvrir sa fiche détail.

2. Lancer la conversion

   Dans la fiche du devis, cliquez sur le bouton Convertir en facture.

   SynkriaOps reprend automatiquement :

   • Le client et son sous-compte 411xxx
   • Toutes les lignes (désignation, quantité, prix unitaire HT)
   • Les taux de TVA par ligne
   • Les montants HT, TVA et TTC
   • Les conditions de paiement et mentions

3. Vérifier la facture générée

   La facture s’ouvre en mode BROUILLON avec son numéro attribué automatiquement (ex. FAC-2026-000078). Vérifiez avant de valider :

   Élément	Vérification
   Numéro de facture	Séquentiel non réutilisable (FAC-2026-000XXX)
   Date de facture	Date du jour (modifiable avant validation)
   Date d’échéance	Calculée selon conditions de paiement
   Lignes et montants	Identiques au devis accepté
   NIU vendeur	Votre numéro d’identification unique

   Vous pouvez encore modifier la facture à ce stade (ajout d’une ligne, correction d’un prix, note complémentaire).

4. Valider la facture

   Cliquez Valider la facture. À cette étape, SynkriaOps :

   • Verrouille la facture (plus modifiable directement)
   • Crée automatiquement l’écriture dans le journal VTE
   • Met à jour le statut du devis d’origine à CONVERTI

   Exemple d’écriture générée (facture 1 431 813 XAF TTC) :

   Compte	Libellé	Débit	Crédit
   411001	Client SARL Optima	1 431 813 XAF
   706000	Prestations de services		1 200 000 XAF
   44310	TVA collectée		231 813 XAF

5. Envoyer la facture au client

   Une fois validée, cliquez Envoyer par email pour transmettre la facture PDF avec son QR code d’authenticité au client.

Cas particuliers

Devis expiré

Un devis expiré ne peut pas être converti. La procédure est : 1. Ouvrez le devis expiré → cliquez Dupliquer 2. Mettez à jour la date d’expiration 3. Ajustez les prix si nécessaire 4. Renvoyez au client pour accord 5. Une fois accepté, convertissez normalement

Devis refusé

Même procédure que pour un devis expiré. Analysez les raisons du refus avant de dupliquer et renégocier les conditions.

Modification après conversion

La facture générée est en BROUILLON jusqu’à validation — vous pouvez encore la modifier. Une fois validée, la facture est immuable. Si une correction est nécessaire, émettez un avoir / contrepassation.

Écriture comptable automatique

La conversion d’un devis en facture validée génère systématiquement :

Compte	Sens	Description
411xxx client	Débit	Créance sur le client (montant TTC)
70x ventes	Crédit	Produit hors taxes
44310 TVA collectée	Crédit	TVA sur ventes

Le sous-compte 411xxx est déterminé par la fiche tiers du client. La racine 70x dépend du type de vente (701 marchandises, 706 prestations, 707 autres).

Astuce

Le lettrage du compte 411xxx se fait automatiquement lors de l’enregistrement du paiement. Le statut de la facture passe alors à PARTIELLEMENT PAYÉE ou SOLDÉE selon le montant encaissé.

Pour aller plus loin

• Créer un devis — rédiger et envoyer un devis professionnel
• Créer une facture client — émettre une facture directe sans devis préalable
• Valider et contrepasser une pièce — corriger une facture validée par avoir
• Lettrage des comptes tiers — rapprocher paiements et factures