Créer une note de frais

Une note de frais regroupe les dépenses professionnelles avancées par un employé sur ses fonds propres et qu’il soumet pour remboursement par l’entreprise. SynkriaOps gère le workflow complet : soumission → approbation → écriture comptable → remboursement.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Un employé avance une dépense professionnelle (carburant, repas client, billet de transport) et soumet la note de frais avec son justificatif. Après approbation par le comptable ou l’administrateur, l’entreprise rembourse l’employé via la banque ou la caisse.

Comptes SYSCOHADA impliqués :

• Compte employé : 421xxx (ex. 421001 pour un employé spécifique)
• Compte de charges : 6xxx selon la nature de la dépense
• Compte de paiement : 52xxx banque ou 57xxx caisse

Créer une note de frais

1. Accéder au formulaire

   Menu principal → Achats → Notes de frais → bouton Nouvelle note de frais.

2. Sélectionner l’employé

   Choisissez l’employé dans le champ Employé. SynkriaOps charge le sous-compte 421xxx associé à cet employé.

   Astuce

   Chaque employé doit avoir un sous-compte 421xxx dans le plan comptable. Si l’employé n’a pas encore de compte, créez-le dans Tiers → Employés avant de soumettre la note.

3. Renseigner les informations générales

   Champ	Description
   Titre / objet	Description courte (ex. “Déplacement client Douala — mai 2026”)
   Période	Mois ou semaine couverte par les frais
   Date de soumission	Date du jour (automatique)

4. Ajouter les lignes de dépenses

   Chaque ligne représente une dépense individuelle :

   Champ	Description
   Date	Date de la dépense
   Catégorie	Transport / Repas / Hébergement / Communication / Autre
   Description	Détail (ex. “Taxi aéroport Nsimalen → centre-ville Yaoundé”)
   Montant TTC	Montant payé en XAF
   Compte de charge	Compte SYSCOHADA sélectionné automatiquement par catégorie
   Justificatif	Photo reçu ou PDF (obligatoire pour toute ligne ≥ 5 000 XAF)

   Correspondance catégories → comptes SYSCOHADA :

   Catégorie	Compte	Exemple de dépense
   Transport	624100	Taxi, carburant, billet avion
   Repas	625100	Repas d’affaires, déjeuner client
   Hébergement	625200	Hôtel en déplacement
   Communication	626100	Achat crédit téléphone, forfait data
   Fournitures	606100	Achat matériel bureau en déplacement
   Autre	658100	Frais divers non catégorisés

   Exemple de note de frais complète :

   Date	Catégorie	Description	Montant TTC
   15/05/2026	Transport	Taxi Nsimalen → Yaoundé centre	12 000 XAF
   15/05/2026	Repas	Déjeuner avec client SARL Bâtir	35 500 XAF
   15/05/2026	Hébergement	Hôtel Merina (1 nuit)	65 000 XAF
   16/05/2026	Transport	Bus Yaoundé → Bafoussam	8 000 XAF
   16/05/2026	Communication	Achat crédit Orange pour appels clients	5 000 XAF
   Total			125 500 XAF

5. Attacher les justificatifs

   Pour chaque ligne, cliquez Joindre le justificatif et téléchargez :

   • Photo de reçu (JPG, PNG)
   • PDF de facture
   • Ticket de caisse scanné

   Attention

   Tout justificatif manquant bloquera l’approbation. Prenez en photo vos reçus immédiatement après la dépense pour éviter les pertes.

6. Soumettre pour approbation

   Vérifiez le total et cliquez Soumettre. La note passe au statut SOUMISE et une notification est envoyée au comptable ou administrateur responsable de l’approbation.

Suivi de ma note de frais

Depuis Achats → Notes de frais, consultez la liste de vos notes avec leur statut :

Statut	Signification
BROUILLON	En cours de rédaction
SOUMISE	En attente d’approbation
APPROUVÉE	Validée, en attente de remboursement
REJETÉE	Refusée avec motif
REMBOURSÉE	Paiement effectué

Modifier une note soumise

Une note SOUMISE ne peut plus être modifiée directement. Si vous avez commis une erreur :

1. Contactez le comptable pour qu’il la rejette avec motif
2. Corrigez la note repassée en BROUILLON
3. Resoumettez

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
”Employé sans compte 421”	Sous-compte non créé	Créer le sous-compte 421xxx dans le plan comptable
”Justificatif manquant”	Ligne sans pièce jointe	Attacher le reçu ou la facture
”Montant incohérent”	Montant ne correspond pas au justificatif	Saisir exactement le montant du reçu
”Catégorie requise”	Ligne sans catégorie sélectionnée	Choisir une catégorie pour chaque ligne

Pour aller plus loin

• Valider et rembourser une note de frais — processus d’approbation côté comptable
• Enregistrer une facture fournisseur — pour les achats au nom de l’entreprise (pas des avances employé)
• Configurer un compte bancaire — comptes utilisés pour les remboursements