Lettrer les comptes tiers

Le lettrage est l’opération qui consiste à relier une facture et son règlement sur un même compte tiers. Dans SynkriaOps, il s’effectue sur les comptes clients (411xxx) et fournisseurs (401xxx). Une fois lettrées, les deux lignes affichent le même code de lettrage (ex. AA) et leur résiduel est à zéro : la dette est soldée.

Pourquoi lettrer ?

• Identifier les impayés : les lignes non lettrées d’un compte client sont les factures encore dues
• Préparer la balance âgée : seules les lignes non lettrées alimentent les colonnes < 30 j, 30-60 j, 60-90 j, > 90 j
• Vérifier la solvabilité d’un client avant une nouvelle commande
• Contrôle fournisseur : vérifier qu’un paiement correspond bien à une facture reçue
• Conformité SYSCOHADA : le lettrage est exigé pour justifier le solde des comptes de tiers en fin d’exercice

Astuce

SynkriaOps met à jour automatiquement le statut de paiement d’une facture (PAYÉE / PARTIELLEMENT PAYÉE / IMPAYÉE) en fonction du lettrage. Vous n’avez pas à modifier ce statut manuellement.

Codes de lettrage séquentiels

SynkriaOps attribue les codes dans l’ordre alphabétique : AA, AB, … AZ, puis BA, BB, … jusqu’à ZZ. Soit 676 codes disponibles par compte tiers et par exercice, largement suffisant pour toute PME.

Chaque code est unique par compte — le même code AB peut exister sur le compte 411025 (Client SOTRANB) et sur le compte 411038 (Client CAMRAIL), mais ils sont indépendants.

Lettrer deux lignes (cas standard)

1. Allez dans Comptabilité → Lettrage.

2. Sélectionnez le compte tiers à lettrer dans le champ de recherche (ex. 411025 — Client SOTRANB).

3. SynkriaOps affiche toutes les lignes non lettrées de ce compte, avec leur date, montant débit ou crédit, et référence pièce.

4. Cochez la ligne débit (la facture, ex. 650 000 XAF) et la ligne crédit correspondante (l’encaissement, ex. 650 000 XAF).

5. Le résiduel affiché en bas doit être à 0,00. Si c’est le cas, cliquez Lettrer.

6. SynkriaOps attribue le prochain code disponible (ex. AC) aux deux lignes. La facture passe au statut PAYÉE.

Attention

Le lettrage est irréversible sauf délettrage explicite. Ne lettrez pas deux lignes à la légère — vérifiez que la référence de la facture correspond bien à l’encaissement.

Lettrage partiel (acompte ou paiement partiel)

Un client vous a envoyé 400 000 XAF pour régler une facture de 650 000 XAF :

1. Sélectionnez le compte 411025.

2. Cochez la ligne débit (facture 650 000 XAF) et la ligne crédit (encaissement 400 000 XAF).

3. Le résiduel affiche 250 000 XAF (débit résiduel).

4. Cliquez Lettrer partiellement. SynkriaOps attribue un code (ex. AD) aux deux lignes, mais la facture passe au statut PARTIELLEMENT PAYÉE.

5. Quand le solde restant est encaissé, lettrez la ligne résiduelle avec le nouvel encaissement pour solder complètement.

Astuce

En lettrage partiel, la balance âgée affiche le résiduel de 250 000 XAF dans la colonne d’ancienneté correspondant à la date de la facture. Cela vous alerte sur le montant encore dû.

Lettrage fournisseur (comptes 401xxx)

Le principe est identique pour les fournisseurs :

Fournisseur — Exemple

Situation : vous avez reçu une facture de fournitures de bureau de 295 000 XAF (250 000 + TVA 45 000) du fournisseur CAMPU SARL, enregistrée sur le compte 401018. Vous avez réglé la facture par virement.

Ligne	Compte	Débit	Crédit	Statut avant lettrage
Facture ACH-2026-000042	401018		295 000	Non lettrée
Paiement BNQ-2026-000031	401018	295 000		Non lettrée

Après lettrage (AA) : résiduel = 0, fournisseur soldé.

Lettrage croisé multi-factures

Vous pouvez lettrer plusieurs factures avec plusieurs encaissements en une seule opération, à condition que le résiduel total soit à 0.

Exemple : deux factures (320 000 XAF + 180 000 XAF = 500 000 XAF) lettrées avec un virement global de 500 000 XAF → un seul code AE attribué aux 3 lignes.

Délettrer (annuler un lettrage)

Si vous avez commis une erreur de lettrage (mauvais client, mauvais montant), vous pouvez délettrer :

1. Allez dans Comptabilité → Lettrage.

2. Recherchez le compte concerné et activez le filtre Lettrées.

3. Identifiez le code de lettrage à annuler (ex. AC).

4. Cliquez sur Délettrer à côté du code.

5. Les lignes retrouvent leur statut Non lettrée. La facture repasse au statut IMPAYÉE.

Attention

Le délettrage n’est disponible que si l’exercice est ouvert. Si l’exercice est clos, contactez votre responsable pour une réouverture contrôlée (ADMIN requis).

Exemple complet — client SOTRANB

Contexte : vous avez émis deux factures et reçu un virement global.

Date	Pièce	Compte	Débit	Crédit	Code
2026-03-05	VTE-2026-000031	411025	650 000		(à lettrer)
2026-03-18	VTE-2026-000044	411025	340 000		(à lettrer)
2026-03-22	BNQ-2026-000067	411025		990 000	(à lettrer)

Sélectionnez les 3 lignes : résiduel = 650 000 + 340 000 − 990 000 = 0. Cliquez Lettrer → code AF attribué aux 3 lignes. Les deux factures passent au statut PAYÉE.

Tableau des erreurs courantes

Erreur	Cause	Solution
”Résiduel non nul — lettrage impossible”	Sélection déséquilibrée	Vérifier les montants ou utiliser le lettrage partiel
”Compte non tiers”	Tentative sur un compte hors 4xxxxx	Lettrage limité aux comptes 401xxx et 411xxx
”Exercice clos — délettrage impossible”	L’exercice de la ligne est fermé	Demander réouverture (ADMIN)
“Aucune ligne non lettrée”	Toutes les lignes sont déjà lettrées	Utilisez le filtre “Lettrées” pour visualiser

Pour aller plus loin

• Valider et contrepasser une pièce →
• Créer une facture client →
• Consulter le grand-livre →
• Comprendre la balance générale →