Gérer les sous-comptes SYSCOHADA

Les sous-comptes sont des comptes personnalisés créés dans la hiérarchie du plan comptable SYSCOHADA révisé 2019. Ils permettent un suivi individuel par tiers, le lettrage des paiements et la consultation du grand livre par client ou fournisseur.

Qu’est-ce qu’un sous-compte SYSCOHADA ?

Le plan comptable SYSCOHADA définit des comptes racines (ex. : 411000 “Clients”, 401000 “Fournisseurs”). Pour suivre individuellement chaque client ou fournisseur, SynkriaOps crée des sous-comptes personnalisés sous ces racines :

Type de tiers	Compte racine	Exemples de sous-comptes
Client	411000 — Clients	411001, 411002, 411025
Fournisseur	401000 — Fournisseurs	401001, 401008
Employé	421000 — Personnel	421001, 421003

Le numérotage est séquentiel et automatique : chaque nouveau tiers reçoit le prochain numéro disponible.

Pourquoi utiliser les sous-comptes ?

Les sous-comptes sont essentiels pour :

• Suivi individuel : voir toutes les factures émises, reçues et réglées pour un tiers spécifique
• Lettrage : réconcilier les débits et crédits d’un même compte tiers (ex. : facture 500 000 XAF ↔ règlement 500 000 XAF)
• États financiers détaillés : grand livre par compte, balance auxiliaire clients/fournisseurs
• Audit et conformité : traçabilité complète par tiers, exigée par les normes SYSCOHADA

Comment sont créés les sous-comptes ?

Automatiquement — à la création d’un tiers

Chaque fois que vous créez un client, un fournisseur ou un employé, SynkriaOps crée le sous-compte correspondant dans la même transaction atomique. Vous ne pouvez pas créer un tiers sans sous-compte.

Manuellement — dans le plan comptable

Vous pouvez aussi créer un sous-compte directement dans votre plan comptable :

1. Rendez-vous dans Comptabilité → Plan comptable.
2. Naviguez jusqu’au compte racine (ex. : 411000).
3. Cliquez sur + Ajouter un sous-compte.
4. Renseignez le numéro de compte (respectez la hiérarchie : ex. 411xxx pour un client).
5. Saisissez l’intitulé du compte.
6. Cliquez Enregistrer.

Note

La création manuelle d’un sous-compte dans le plan comptable ne crée pas automatiquement une fiche tiers. Pour lier ce sous-compte à un tiers, créez le tiers via Tiers → Clients ou Fournisseurs — un nouveau sous-compte sera créé. La création manuelle est réservée aux comptes techniques sans tiers associé.

Consulter le sous-compte d’un tiers

1. Ouvrez la fiche tiers (Tiers → Clients ou Fournisseurs → cliquer sur le nom).
2. Dans le panneau de droite, sous Informations comptables, le numéro de sous-compte SYSCOHADA est affiché (ex. : 411025).
3. Cliquez sur Voir le compte SYSCOHADA pour ouvrir la fiche du compte dans le plan comptable.

Naviguer vers le grand livre d’un sous-compte

Depuis la fiche du sous-compte dans le plan comptable :

1. Cliquez sur Voir le grand livre (bouton en haut à droite).
2. Le grand livre s’ouvre filtré sur ce compte : vous voyez l’ensemble des écritures comptables passées sur ce client ou fournisseur, avec le solde courant.
3. Utilisez les filtres de date et de journal pour affiner la vue.

Astuce

Accéder au grand livre d’un sous-compte tiers est le moyen le plus rapide de vérifier si une facture a bien été comptabilisée et si le règlement est correctement lettré.

Sous-comptes TVA — précréés, ne pas modifier

Votre plan SYSCOHADA inclut des sous-comptes TVA précréés que SynkriaOps gère automatiquement :

Compte	Intitulé
44310	TVA collectée sur ventes
44320	TVA déductible sur achats
44330	TVA déductible sur immobilisations

Attention

Ne modifiez pas manuellement ces comptes TVA. Leur alimentation est automatique lors de la validation des pièces comptables. Toute modification directe peut créer des incohérences dans vos déclarations TVA.

Désactiver vs supprimer un sous-compte

Action	Condition	Effet
Désactiver	Toujours possible	Sous-compte invisible dans les sélections ; historique conservé
Supprimer	Impossible si des écritures existent	Suppression définitive uniquement si aucune écriture

Dans la pratique, la suppression d’un sous-compte lié à un tiers existant est bloquée par la base de données tant qu’au moins une écriture comptable y est rattachée. La seule action disponible est l’archivage du tiers (qui désactive le sous-compte).

Attention

N’essayez pas de supprimer manuellement un sous-compte via le plan comptable s’il a des écritures. L’opération sera refusée. Archivez le tiers depuis sa fiche pour désactiver le sous-compte proprement.

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
”Impossible de supprimer ce compte”	Des écritures existent sur ce sous-compte	Archiver le tiers au lieu de supprimer le compte
”Numéro de compte déjà utilisé”	Un sous-compte avec ce numéro existe	Choisir un numéro différent ou laisser l’attribution automatique
”Compte hors hiérarchie”	Numéro incohérent avec le compte racine	Ex. : créer un 411xxx sous 401xxx — vérifier la racine
”Sous-compte introuvable”	Tiers créé sans sous-compte (cas technique rare)	Contacter le support

Pour aller plus loin

• Créer un client — création atomique fiche tiers + sous-compte 411xxx
• Créer un fournisseur — création atomique fiche tiers + sous-compte 401xxx
• Configurer son plan comptable — explorer et personnaliser la hiérarchie SYSCOHADA complète