Consulter le grand livre : vues, filtres, lettrage et export
Le grand livre est le registre de référence de votre comptabilité : toutes les écritures validées, compte par compte, avec le solde après chaque mouvement. Tous les états (balance, bilan, compte de résultat, notes) en sont tirés. Savoir le lire vite, c’est savoir justifier n’importe quel chiffre.
Ouvrir le grand livre
Section intitulée « Ouvrir le grand livre »Dans le menu : Comptabilité → Grand livre. La période se choisit avec le sélecteur de période en haut de l’écran : un exercice entier, un mois, une plage personnalisée ou un raccourci (mois en cours, mois précédent, 30 derniers jours…). Le grand livre, la balance et les états utilisent la même période.
Quelle vue pour quelle question
Section intitulée « Quelle vue pour quelle question »Le grand livre se lit de plusieurs façons. Chaque combinaison répond à une question précise.
| Votre question | Onglet | Présentation | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| « Mes comptes sont-ils cohérents, classe par classe ? » | Général | Par classe | La lecture SYSCOHADA : classe, sous-classe, compte, écritures, avec les totaux par classe et le résultat de la période. |
| « Quel compte bouge le plus ? Où est ce solde bizarre ? » | Général | Par compte | Les comptes à plat avec leur solde : un solde anormal saute aux yeux. |
| « Qu’a-t-on saisi cette semaine, dans quel ordre ? » | Général | Liste | Une ligne par écriture, comme un journal ; chaque bloc dit s’il est équilibré. |
| « Que me doit chaque client ? » | Clients | Par compte | Chaque compte client avec son détail et son lettrage. |
| « Que dois-je à chaque fournisseur ? » | Fournisseurs | Par compte | Idem pour les fournisseurs. |
| « Où part mon argent, d’où vient ma marge ? » | Charges et produits | Par classe | Les seules classes 6 et 7, pour analyser l’activité. |
| « Quels sont l’ouverture, les mouvements et la clôture de chaque compte ? » | Au choix | 8 colonnes | Soldes d’ouverture, mouvements de la période et soldes de clôture, en débit et en crédit, comme une balance détaillée. |
Le sélecteur de mode d’affichage propose les trois présentations ; au clavier, tapez G puis 1 (par classe), 2 (par compte) ou 3 (liste). Le bouton 8 colonnes bascule la présentation des montants ; Vue standard revient au débit, crédit et solde.
Filtrer pour trouver vite
Section intitulée « Filtrer pour trouver vite »| Filtre | Ce qu’il fait | Exemple |
|---|---|---|
| Recherche | Cherche dans les libellés et les numéros de facture | FC-26-AA00042, loyer |
| Journal | Ne garde que les écritures d’un journal | OD pour revoir les régularisations |
| État de lettrage | Lettrées, Non lettrées, avec un code lettrage, ou en attente de rapprochement | Non lettrées sur l’onglet Clients : les factures encore dues |
| Catégorie analytique | Ne garde que les écritures d’une catégorie | Le coût complet d’un projet |
| Compte | Ouvert depuis la balance, une fiche tiers ou un état financier, le grand livre arrive filtré sur le compte | Bandeau « Écritures du compte 411001 », avec Retirer le filtre de compte |
Effacer filtres remet l’affichage complet.
Lire une ligne
Section intitulée « Lire une ligne »| Colonne | Signification |
|---|---|
| Date | Date de la pièce (pas la date de saisie) |
| Journal | Le journal de la pièce : AC, VT, BQ, CA, OD, AN, BQ2… |
| N° pièce | Numéro de la pièce, au format VT-2026-000018 |
| Libellé | Libellé de la pièce et, si besoin, de la ligne |
| Lettrage | Code de lettrage ; « Partiel » quand il reste un montant à lettrer |
| Débit, Crédit | Montants de la ligne |
| Solde | Solde progressif du compte après cette ligne |
Deux clics font le lien avec le reste de la comptabilité :
- cliquer sur une écriture ouvre la pièce d’origine dans un panneau, sans quitter le grand livre ;
- cliquer sur un numéro de compte ouvre la fiche du compte : solde, définition SYSCOHADA, sens normal, et liens vers la balance et le grand livre de ce compte.
Un compte dont le solde est dans le mauvais sens (une banque créditrice, un client créditeur) porte la mention Solde anormal.
Lettrer depuis la liste
Section intitulée « Lettrer depuis la liste »En présentation Liste, cochez les lignes d’un même compte de tiers : une barre indique le nombre de lignes, le total débit, le total crédit et l’écart. Le bouton Lettrer ces lignes n’est actif que si :
- toutes les lignes sont sur le même compte tiers ;
- il y a au moins une ligne au débit et une au crédit ;
- débit et crédit s’équilibrent ;
- aucune ligne n’est déjà entièrement lettrée.
Le détail du lettrage est dans Lettrage des comptes tiers.
Les alertes à connaître
Section intitulée « Les alertes à connaître »| Bandeau | Ce qu’il signifie | Que faire |
|---|---|---|
| À-nouveaux non générés | Les soldes d’ouverture sont provisoires, calculés depuis les exercices précédents | Générer les à-nouveaux : voir Comprendre les à-nouveaux |
| À-nouveaux obsolètes | L’exercice précédent a été rouvert et a pu changer | Clôturer à nouveau l’exercice précédent |
| Déséquilibré (sur un bloc, en liste) | Total débit différent du total crédit pour ce bloc | À vérifier : anomalie possible |
| Partiel (sur un bloc, en liste) | Une partie du bloc est sur une autre page | Rien d’anormal ; agrandissez la page pour voir le bloc entier |
Exporter
Section intitulée « Exporter »Le bouton d’export propose quatre présentations :
| Présentation | Contenu |
|---|---|
| Standard | Débit, crédit et solde progressif |
| Solde débit / crédit | Débit, crédit, solde débiteur et solde créditeur ; solde d’ouverture en tête de chaque compte, solde de clôture au total |
| 8 colonnes | Code lettrage, puis solde d’ouverture, mouvements et solde de clôture, chacun en débit et crédit |
| Comme à l’écran | Exactement les colonnes affichées |
Personnaliser les colonnes ouvre un éditeur : vous choisissez les informations (date, journal, n° de pièce, n° de facture, échéance, compte, libellés, lettrage, reste à lettrer, taux de TVA, codes et catégories analytiques, soldes d’ouverture, mouvements, solde), leur ordre et la forme des montants (débit et crédit, une colonne signée, ou montant et sens). Un aperçu montre le document avant l’export, et indique s’il tient sur une page PDF ou s’il vaut mieux passer en Excel. Vous pouvez enregistrer ce choix comme modèle.
L’export reprend toujours la période, l’onglet et les filtres de l’écran. Le fichier arrive dans le centre des exportations.
Trois cas concrets
Section intitulée « Trois cas concrets »Justifier le solde d’un client
Section intitulée « Justifier le solde d’un client »Onglet Clients, présentation Par compte, filtre Non lettrées. Il ne reste que les factures non réglées et les règlements non affectés : leur somme est le solde. Pour l’envoyer au client, utilisez plutôt le relevé de compte de la fiche tiers.
Rapprocher la banque
Section intitulée « Rapprocher la banque »Ouvrez le compte de banque (521…) sur le mois. La somme des débits moins la somme des crédits doit correspondre aux mouvements du relevé. Un écart signale une opération manquante ou une erreur de montant : voir Rapprochement bancaire.
Expliquer une ligne du bilan
Section intitulée « Expliquer une ligne du bilan »Depuis le bilan ou le compte de résultat, cliquez sur une ligne : le panneau de détail liste les comptes qui la composent et leurs écritures, et Voir dans le Grand Livre ouvre le grand livre filtré sur le compte. La démarche complète est dans Remonter d’un état financier jusqu’à la pièce.
Corriger les erreurs courantes
Section intitulée « Corriger les erreurs courantes »| Constat | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Le grand livre est vide | Aucune écriture validée sur la période ou avec ces filtres | Vérifiez la période et cliquez sur Effacer filtres |
| Le solde diffère de la balance | Période différente entre les deux écrans | Le sélecteur de période est commun : vérifiez qu’il n’a pas changé |
| Une écriture manque | La pièce est en brouillon | Validez la pièce |
| Le résultat n’est pas affiché | Vous êtes sur un autre onglet que Général | Revenez sur l’onglet Général |