Gérer les relances automatiques

Les relances automatiques permettent de rappeler à vos clients leurs factures impayées sans intervention manuelle. SynkriaOps prend en charge 3 niveaux de relance progressifs, du rappel courtois à la mise en demeure formelle.

Pourquoi utiliser les relances automatiques

• Réduire les délais de paiement et améliorer votre trésorerie
• Éviter l’oubli de suivi sur un portefeuille de factures important
• Maintenir une communication professionnelle et traçable avec vos clients
• Avoir un historique complet des relances par facture pour tout litige éventuel

Astuce

En Afrique OHADA, le délai moyen de paiement inter-entreprises dépasse souvent 60 jours. Une politique de relance structurée peut réduire ce délai de 30 à 40 % selon les retours de nos clients PME.

Configurer les règles de relance

1. Accéder aux paramètres de relance

   Menu principal → Paramètres → Relances.

2. Définir les délais

   Configurez les 3 niveaux de relance en jours après la date d’échéance :

   Niveau	Délai par défaut	Ton	Objectif
   1ère relance	7 jours	Courtois	Rappel simple, supposer un oubli
   2ème relance	14 jours	Ferme	Demande explicite de paiement sous délai
   3ème relance	30 jours	Mise en demeure	Caractère formel, mention des recours possibles

   Ces délais sont personnalisables selon votre politique commerciale.

3. Personnaliser les messages email

   Pour chaque niveau, vous pouvez modifier :

   • L’objet de l’email
   • Le corps du message (avec variables automatiques : {nom_client}, {numéro_facture}, {montant_dû}, {date_échéance})
   • La signature

   Exemple — 1ère relance (courtois) :

   Objet : Rappel — Facture FAC-2026-000042 — 536 625 XAF

   Bonjour,

   Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture FAC-2026-000042 d’un montant de 536 625 XAF, dont l’échéance était fixée au 15/05/2026.

   Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement dans les meilleurs délais.

4. Activer les relances automatiques

   Basculez l’interrupteur Activer les relances automatiques sur ON. SynkriaOps déclenchera les relances automatiquement selon les délais configurés pour toutes les factures impayées.

Déclencher une relance manuelle

Vous pouvez relancer manuellement une facture spécifique sans attendre le délai automatique :

1. Allez sur Ventes → Factures
2. Ouvrez la facture concernée (statut ENVOYÉE, EN ATTENTE ou PARTIELLEMENT PAYÉE)
3. Cliquez le bouton Relancer le client
4. Choisissez le niveau de relance à utiliser
5. Vérifiez ou modifiez le message avant envoi
6. Confirmez l’envoi

La relance manuelle est enregistrée dans l’historique avec la même traçabilité que les relances automatiques.

Consulter l’historique des relances

Pour chaque facture, l’onglet Relances affiche :

Colonne	Description
Date	Date et heure d’envoi
Niveau	1ère / 2ème / 3ème relance
Type	Automatique / Manuelle
Statut envoi	Envoyé / Erreur email
Destinataire	Adresse email du client

Cet historique est précieux en cas de litige ou de procédure de recouvrement.

Suspendre les relances pour un client

Si un client fait l’objet d’un litige ou d’un arrangement amiable en cours, vous pouvez suspendre temporairement les relances automatiques :

1. Ouvrez la fiche tiers du client (Menu Tiers → recherche)
2. Dans l’onglet Paramètres commerciaux, désactivez Relances automatiques
3. Enregistrez — aucune relance automatique ne sera envoyée à ce client tant que la suspension est active

Attention

La suspension des relances ne s’applique qu’aux envois automatiques. Vous pouvez toujours déclencher des relances manuelles sur les factures de ce client.

Bonnes pratiques PME CEMAC

Relation client préservée

• Personnalisez les messages avec le prénom du contact chez le client - Évitez les relances les jours fériés locaux (fêtes nationales OHADA) - La 1ère relance : supposez toujours un oubli plutôt qu’un refus de payer - Proposez systématiquement un mode de paiement alternatif (Mobile Money MTN/Orange)

Efficacité recouvrement

• Ne dépassez pas 3 relances avant de passer à une procédure de recouvrement formelle - Documentez tous les échanges dans les notes de la facture - Pour les clients récurrents impayés : suspendez la livraison de service avant la 3ème relance - Consultez votre comptable avant toute mise en demeure formelle (implications légales OHADA)

Erreurs fréquentes

Erreur	Cause	Solution
”Aucune relance envoyée”	Relances automatiques désactivées	Activer dans Paramètres → Relances
”Email de relance non reçu”	Email client invalide ou spam	Vérifier l’adresse email dans la fiche tiers
”Relance envoyée malgré suspension”	Relance manuelle déclenchée	La suspension ne bloque que les automatiques

Pour aller plus loin

• Créer une facture client — émettre la facture qui déclenchera les relances
• Lettrage des comptes tiers — enregistrer un paiement et stopper automatiquement les relances