Comprendre les statuts ventes

À la fin de cet article, vous saurez lire le statut d’un devis ou d’une facture, connaître les actions disponibles à chaque étape et faire progresser un document vers son état final.

Statuts des devis

Statut	Description	Écriture comptable	Actions disponibles
BROUILLON	En cours de rédaction, non envoyé	Aucune	Modifier, Supprimer, Envoyer
ENVOYÉ	Transmis au client par email	Aucune	Marquer accepté, Marquer refusé, Relancer
ACCEPTÉ	Client a confirmé	Aucune	Convertir en facture, Dupliquer
REFUSÉ	Client a décliné	Aucune	Dupliquer, Archiver
EXPIRÉ	Date de validité dépassée	Aucune	Dupliquer et réactualiser
CONVERTI	Facture créée depuis ce devis	Créée sur la facture	Voir la facture associée

Cycle de vie d’un devis

BROUILLON ──→ ENVOYÉ ──→ ACCEPTÉ ──→ CONVERTI
                │
                ├──→ REFUSÉ ──→ (archivé)
                │
                └──→ EXPIRÉ ──→ (dupliquer)

Astuce

Un devis n’a pas d’impact comptable. L’écriture dans le journal VTE est créée uniquement lorsque la facture issue de ce devis est validée.

Statuts des factures clients

Chaque facture porte son badge de statut dans la liste des factures clients.

Statut	Description	Écriture comptable	Actions disponibles
BROUILLON	Facture non encore validée	Aucune	Modifier, Supprimer, Valider
ENVOYÉE	Validée, transmise au client	Créée (débit 411, crédit 70x + 4431)	Enregistrer paiement, Relancer
EN ATTENTE DE PAIEMENT	Validée, échéance non dépassée	Créée	Enregistrer paiement, Relancer
PARTIELLEMENT PAYÉE	Paiement partiel reçu	Créée + paiement partiel	Enregistrer solde, Relancer
SOLDÉE	Intégralement réglée	Complète (lettrage clôturé)	Exporter, Archiver
ANNULÉE	Annulée par avoir	Avoir généré (contrepassation)	Voir l’avoir associé

Cycle de vie d’une facture

BROUILLON ──→ ENVOYÉE ──→ EN ATTENTE ──→ PARTIELLEMENT PAYÉE ──→ SOLDÉE
                │
                └──→ ANNULÉE (via avoir)

Transitions possibles — règles métier

Devis : transitions autorisées

Depuis	Vers	Condition
BROUILLON	ENVOYÉ	Cliquer “Envoyer par email”
ENVOYÉ	ACCEPTÉ	Confirmer l’accord du client
ENVOYÉ	REFUSÉ	Confirmer le refus du client
ENVOYÉ	EXPIRÉ	Date d’expiration dépassée (automatique)
ACCEPTÉ	CONVERTI	Cliquer “Convertir en facture”
REFUSÉ / EXPIRÉ	→	Dupliquer uniquement (pas de retour en arrière)

Factures : transitions autorisées

Depuis	Vers	Condition
BROUILLON	ENVOYÉE	Valider la facture
ENVOYÉE	EN ATTENTE	Délai depuis envoi (automatique)
EN ATTENTE	PARTIELLEMENT PAYÉE	Enregistrer un paiement partiel
PARTIELLEMENT PAYÉE	SOLDÉE	Enregistrer le solde (lettrage complet)
ENVOYÉE / EN ATTENTE	ANNULÉE	Émettre un avoir (contrepassation)

Attention

Une facture validée (tous statuts sauf BROUILLON) ne peut jamais être modifiée directement. C’est une règle SYSCOHADA d’immuabilité comptable. La seule voie de correction est l’émission d’un avoir.

Facture ANNULÉE vs Avoir — différence comptable

Ces deux concepts sont liés mais distincts :

Facture ANNULÉE

La facture originale passe au statut ANNULÉE. Un avoir est automatiquement créé pour contrepasser l’écriture initiale :

VTE Avoir — contrepassation de la facture d'origine

Compte	Intitulé	Débit	Crédit
706000	Prestation (avoir)	1 200 000
4431	TVA collectée (avoir)	231 813
411001	Client (extourne)		1 431 813
Totaux Écriture équilibrée		1 431 813	1 431 813 XAF

Le compte client 411xxx est soldé. Si un paiement avait déjà été reçu, il doit être remboursé.

Avoir partiel

Un avoir peut être émis pour une partie de la facture (remise accordée après coup, litige partiel). La facture originale reste active mais son solde est réduit. L’écriture est identique mais pour le montant partiel uniquement.

Archivage automatique des devis expirés

SynkriaOps traite automatiquement les devis dont la date d’expiration est dépassée :

• Le statut passe à EXPIRÉ la nuit suivant la date d’expiration
• Le devis n’apparaît plus dans la liste principale (filtré sur les statuts actifs)
• Il reste accessible via le filtre Expirés ou la recherche par numéro

Pour relancer un devis expiré : ouvrez-le → Dupliquer → mettez à jour la date d’expiration et les montants si nécessaire → renvoyez au client.

Actions par statut — tableau récapitulatif

Action	BROUILLON	ENVOYÉ/EN ATTENTE	PARTIEL	SOLDÉ	ANNULÉ
Modifier	✓	—	—	—	—
Supprimer	✓	—	—	—	—
Envoyer email	✓	✓	✓	—	—
Enregistrer paiement	—	✓	✓	—	—
Émettre avoir	—	✓	✓	✓	—
Relancer	—	✓	✓	—	—
Exporter PDF	✓	✓	✓	✓	✓

Voir aussi

• Créer un devis — rédiger et envoyer un devis professionnel
• Créer une facture client — émettre une facture directe ou depuis un devis
• Relances automatiques — configurer le suivi des impayés
• Valider et contrepasser une pièce — comprendre les avoirs et contrepassations