Comprendre les statuts des devis et des factures
Chaque devis et chaque facture porte un badge de statut. Cette page explique ce que dit chaque badge, ce que vous pouvez faire à ce stade, et à quel moment la comptabilité est touchée.
Statuts des devis et des pro formas
Section intitulée « Statuts des devis et des pro formas »| Statut | Ce qu’il signifie | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| En attente | Enregistré, en attente de la réponse du client | Accepter, Refuser, Envoyer, Modifier |
| Accepté | Le client a donné son accord | Convertir en facture, facturer un avancement |
| Refusé | Le client a décliné | Dupliquer pour faire une nouvelle proposition |
| Expiré | La date de validité est passée sans acceptation | Prolonger la validité |
| Facturé | Une facture a été créée depuis ce document | Ouvrir la facture |
Un devis passe en Expiré dès que sa date de validité est dépassée, sans action de votre part. Il reste dans la liste : le filtre Expiré les regroupe.
Le parcours complet est décrit dans Convertir un devis en facture.
Statuts des factures clients
Section intitulée « Statuts des factures clients »
| Badge | Ce qu’il signifie | Comptabilité |
|---|---|---|
| Brouillon | Facture enregistrée, pas encore validée, sans numéro définitif | Aucune écriture |
| À envoyer | Validée, mais pas encore transmise au client | Écriture passée au journal des ventes |
| Envoyée | Validée et transmise, rien n’est encore encaissé | Créance au compte 411 du client |
| Partielle | Une partie du montant a été encaissée | Encaissement lettré en partie |
| Payée | Le montant est entièrement encaissé | Compte client lettré pour cette facture |
| En retard | L’échéance est passée et il reste un montant dû | Créance toujours ouverte |
| Avoir | Le document est lui-même un avoir | Écriture inverse de la facture |
Une facture remise autrement que par SynkriaOps (WhatsApp, en main propre) reste À envoyer : ouvrez-la et cliquez sur Marquer comme envoyée.
Le panneau de détail d’une facture emploie parfois d’autres mots pour les mêmes états : En attente pour une facture validée non réglée, Partiellement payée pour une facture partielle.
Ce que permet chaque étape
Section intitulée « Ce que permet chaque étape »| Action | Brouillon | À envoyer / Envoyée | Partielle | Payée | En retard |
|---|---|---|---|---|---|
| Modifier | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Supprimer | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Valider | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Envoyer par e-mail | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Enregistrer un paiement | ✗ | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Relancer le client | ✗ | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Émettre un avoir | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Avoir total ou avoir partiel
Section intitulée « Avoir total ou avoir partiel »Un avoir annule tout ou partie d’une facture validée. Il porte sa propre écriture, inverse de celle de la facture : le compte de vente et la TVA sont débités, le compte client est crédité.
- Avoir total : il couvre tout le montant de la facture. Le client ne doit plus rien ; s’il avait déjà payé, vous lui devez un remboursement.
- Avoir partiel : il réduit le montant dû, par exemple pour une remise accordée après coup ou un litige sur une ligne. Le reste de la facture reste à encaisser.
La procédure est décrite dans Valider et contrepasser une pièce.
Voir aussi
Section intitulée « Voir aussi »- Créer un devis : rédiger et envoyer un devis
- Créer une facture client : émettre une facture
- Enregistrer un encaissement : saisir le paiement d’un client
- Relances automatiques : suivre les impayés
- Lettrage des comptes tiers : rapprocher paiements et factures