Achats & Dépenses

Le module Achats & Dépenses couvre deux flux distincts : les factures fournisseurs (achats au nom de l’entreprise) et les notes de frais (dépenses avancées par un employé en attente de remboursement). Les deux génèrent automatiquement les écritures SYSCOHADA dans le journal ACH, sans saisie comptable manuelle.

Le workflow achats SYSCOHADA suit le pipeline : Réception de la facture → Enregistrement (import OCR ou tableur) → Validation (écriture 401xxx/6xxx/4452) → Paiement → Lettrage du compte 401xxx. La validation est l’étape clé — avant validation, la facture est au statut REÇUE et n’a aucun impact comptable ; la dette envers le fournisseur n’est constatée qu’au moment de la validation. Un fournisseur peut être créé à la volée pendant l’enregistrement de la facture. La saisie manuelle ligne par ligne arrive prochainement.

Liste des factures fournisseurs avec zone de dépôt OCR, statuts de validation et échéances de paiement. — La liste des factures fournisseurs, avec la zone de dépôt OCR en évidence.

Les notes de frais suivent un workflow différent : un employé soumet ses dépenses avec justificatifs, le comptable ou l’administrateur approuve, puis enregistre le remboursement. L’approbation crée l’écriture 6xxx/422xxx (dette envers l’employé), le remboursement solde le compte 422xxx. Tout justificatif manquant bloque l’approbation — prenez en photo vos reçus immédiatement après la dépense.

Avant de commencer

Pour utiliser le module Achats & Dépenses, assurez-vous que :

Un exercice fiscal est ouvert pour l’année en cours (Paramètres → Exercices fiscaux)
Le fournisseur est créé dans Tiers → Fournisseurs, ou sera créé à la volée lors de la saisie
Les comptes de charges 6xxx appropriés sont disponibles dans le plan comptable SYSCOHADA
Pour les notes de frais : l’employé dispose d’un sous-compte 422xxx dans le plan comptable

Guides disponibles

Enregistrer une facture fournisseur Enregistrer une facture fournisseur par import OCR ou tableur Excel/CSV et générer l'écriture journal ACH.

Créer une note de frais Soumettre des dépenses professionnelles avec justificatifs pour remboursement employé.

Valider et rembourser une note de frais Approuver les notes de frais en attente et enregistrer le remboursement — solde 422xxx.

Comprendre les statuts achats Cycle de vie des factures fournisseurs et notes de frais, transitions et actions disponibles.

Créer un fournisseur Ajouter un tiers fournisseur avec sous-compte 401xxx SYSCOHADA et coordonnées bancaires.

Pipeline achats SYSCOHADA

Facture fournisseur reçue → Enregistrement (OCR ou tableur)
         ↓
    Validation → Écriture automatique journal ACH
    Débit 6xxx charges + Débit 4452 TVA déductible
    Crédit 401xxx fournisseur
         ↓
    Paiement → Lettrage 401xxx → PAYÉE

Note : les comptes 4452 (TVA déductible sur achats) et 401xxx (sous-compte fournisseur) sont gérés automatiquement — vous sélectionnez uniquement le compte de charge 6xxx approprié pour chaque ligne.

Pour les fournisseurs non assujettis à la TVA (secteur informel en zone OHADA), ne cochez pas la TVA déductible. L’écriture comporte alors uniquement le débit 6xxx et le crédit 401xxx pour le montant total TTC.

Par où commencer ?

Si vous débutez avec le module Achats, suivez ce parcours initial :

Créer votre premier fournisseur dans le module Tiers
Enregistrer votre première facture fournisseur par import OCR ou tableur
Activer l’OCR pour accélérer les prochaines saisies

Pour les dépenses des équipes terrain, commencez par vérifier que chaque employé dispose d’un sous-compte 422xxx, puis configurez le workflow notes de frais.