Achats & Dépenses

Le module Achats & Dépenses couvre deux flux distincts : les factures fournisseurs (achats au nom de l’entreprise) et les notes de frais (dépenses avancées par un employé en attente de remboursement). Les deux génèrent automatiquement les écritures SYSCOHADA dans le journal ACH, sans saisie comptable manuelle.

Le workflow achats SYSCOHADA suit le pipeline : Réception de la facture → Saisie (manuelle ou OCR) → Validation (écriture 401xxx/6xxx/44320) → Paiement → Lettrage du compte 401xxx. La validation est l’étape clé — avant validation, la facture est au statut REÇUE et n’a aucun impact comptable ; la dette envers le fournisseur n’est constatée qu’au moment de la validation. Un fournisseur peut être créé à la volée pendant la saisie de la facture sans quitter le formulaire.

Les notes de frais suivent un workflow différent : un employé soumet ses dépenses avec justificatifs, le comptable ou l’administrateur approuve, puis enregistre le remboursement. L’approbation crée l’écriture 6xxx/421xxx (dette envers l’employé), le remboursement solde le compte 421xxx. Tout justificatif manquant bloque l’approbation — prenez en photo vos reçus immédiatement après la dépense.

Astuce

Utilisez l’OCR pour importer rapidement vos factures fournisseurs : photographiez la facture ou téléchargez le PDF, SynkriaOps extrait le montant, la date, le fournisseur et le taux de TVA automatiquement — réduction du temps de saisie de 80 %. Voir Importer une facture par OCR.

Avant de commencer

Pour utiliser le module Achats & Dépenses, assurez-vous que :

• Un exercice fiscal est ouvert pour l’année en cours (Comptabilité → Exercices)
• Le fournisseur est créé dans Tiers → Fournisseurs, ou sera créé à la volée lors de la saisie
• Les comptes de charges 6xxx appropriés sont disponibles dans le plan comptable SYSCOHADA
• Pour les notes de frais : l’employé dispose d’un sous-compte 421xxx dans le plan comptable

Guides disponibles

Enregistrer une facture fournisseur Saisir manuellement ou via OCR une facture fournisseur et générer l'écriture journal ACH.

Créer une note de frais Soumettre des dépenses professionnelles avec justificatifs pour remboursement employé.

Valider et rembourser une note de frais Approuver les notes de frais en attente et enregistrer le remboursement — solde 421xxx.

Comprendre les statuts achats Cycle de vie des factures fournisseurs et notes de frais, transitions et actions disponibles.

Créer un fournisseur Ajouter un tiers fournisseur avec sous-compte 401xxx SYSCOHADA et coordonnées bancaires.

Attention

Une facture fournisseur validée génère une écriture journal ACH immuable. Pour corriger une facture validée par erreur, créez une extourne depuis la fiche de la facture — la modification directe d’une facture validée est bloquée par les règles d’immuabilité SYSCOHADA.

Pipeline achats SYSCOHADA

Facture fournisseur reçue → Saisie (manuelle ou OCR)
         ↓
    Validation → Écriture automatique journal ACH
    Débit 6xxx charges + Débit 44320 TVA déductible
    Crédit 401xxx fournisseur
         ↓
    Paiement → Lettrage 401xxx → PAYÉE

Note : les comptes 44320 (TVA déductible sur achats) et 401xxx (sous-compte fournisseur) sont gérés automatiquement — vous sélectionnez uniquement le compte de charge 6xxx approprié pour chaque ligne.

Pour les fournisseurs non assujettis à la TVA (secteur informel en zone OHADA), ne cochez pas la TVA déductible. L’écriture comporte alors uniquement le débit 6xxx et le crédit 401xxx pour le montant total TTC.

Par où commencer ?

Si vous débutez avec le module Achats, suivez ce parcours initial :

1. Créer votre premier fournisseur dans le module Tiers
2. Enregistrer votre première facture fournisseur en saisie manuelle
3. Activer l’OCR pour accélérer les prochaines saisies

Pour les dépenses des équipes terrain, commencez par vérifier que chaque employé dispose d’un sous-compte 421xxx, puis configurez le workflow notes de frais.