Vérifier et corriger les données OCR

Après l’extraction OCR, SynkriaOps affiche une interface de vérification en deux colonnes. Cette étape est obligatoire : aucun montant ne doit être comptabilisé sans avoir été confirmé par un humain. Un montant de 890 000 XAF lu comme 89 000 XAF produirait une écriture comptable fausse difficile à corriger après validation.

Pourquoi l’OCR peut se tromper

L’OCR est un outil puissant mais imparfait. Les erreurs les plus fréquentes sont :

Type d’erreur	Exemple	Impact comptable
Confusion chiffre/lettre	0 → O, 1 → l	Montant erroné
Séparateur décimal	1.045.750 lu comme 104.5750	Montant hors norme
Champ mal délimité	Libellé qui déborde sur la ligne montant	Champ vide ou mal rempli
Date ambiguë	05/06/2026 vs 06/05/2026	Exercice ou période incorrecte
Numéro de facture tronqué	FC-2026-00451 lu comme FC-2026-004	Lettrage impossible
TVA non détectée	Taux non standard affiché en pied de page	TVA à saisir manuellement

L’interface de vérification

L’écran de vérification est divisé en deux colonnes :

Colonne gauche — Document original

• Affiche l’image ou le PDF source tel qu’il a été soumis.
• Vous pouvez zoomer, tourner et naviguer entre les pages (PDF multi-pages).
• Les zones détectées par l’OCR sont encadrées en pointillés verts.

Colonne droite — Champs extraits

• Liste tous les champs extraits avec leur valeur détectée.
• Chaque champ porte un indicateur de confiance :

Indicateur	Couleur	Signification
● Haute confiance	Blanc / sans surlignage	Valeur probablement correcte
● Confiance moyenne	Fond orange	À vérifier — risque d’erreur
● Confiance faible / échec	Fond rouge	Valeur absente ou très incertaine

Champs à vérifier en priorité

1. Montant TTC — le plus critique

C’est le champ qui, s’il est erroné, produit l’impact comptable le plus grave.

1. Comparez le montant affiché dans la colonne droite avec le total visible sur le document original à gauche.

2. Si les valeurs diffèrent, cliquez sur le champ montant TTC et corrigez-le.

3. Vérifiez également que la somme HT + TVA = TTC est cohérente.

Exemple : Facture TOTAL Cameroun — 890 000 XAF HT + 155 750 XAF TVA = 1 045 750 XAF TTC

2. Numéro de facture — pour le lettrage

Le numéro de facture est utilisé pour la détection de doublons et le lettrage avec les règlements. Un numéro tronqué empêchera le rapprochement automatique.

1. Comparez le numéro dans la colonne droite avec celui visible sur le document.

2. Corrigez si tronqué ou mal lu (attention aux tirets et points).

3. Date — pour l’exercice fiscal

Une date mal lue peut rattacher la facture au mauvais exercice, ce qui fausse les états financiers annuels.

1. Vérifiez la date au format JJ/MM/AAAA.

2. Assurez-vous que l’exercice fiscal affecté correspond bien à la date (ex. 22/04/2026 → exercice 2026).

4. Fournisseur — pour l’imputation tiers

1. Si le fournisseur est inconnu (non encore créé), SynkriaOps affiche « Fournisseur à créer ».

2. Cliquez sur Créer le fournisseur : un formulaire simplifié s’ouvre (nom, NIU, RCCM). Complétez et validez.

3. Le sous-compte 401xxx est créé automatiquement dans le plan comptable SYSCOHADA.

Corriger un champ

1. Cliquez sur le champ à corriger dans la colonne droite.

2. Le champ passe en mode édition.

3. Saisissez la valeur correcte.

4. Cliquez ailleurs ou appuyez sur Entrée pour confirmer.

5. Le champ modifié passe en fond bleu pour indiquer qu’il a été corrigé manuellement.

Astuce

Utilisez le raccourci Tab pour passer rapidement d’un champ au suivant lors de la vérification en série.

Quand l’OCR échoue complètement

Si plusieurs champs critiques sont en rouge (extraction totalement échouée — image illisible, PDF protégé, mise en page exotique) :

1. Cliquez sur Basculer en saisie manuelle.

2. Le formulaire standard Achats → Nouvelle facture fournisseur s’ouvre, vide.

3. Reportez les valeurs depuis le document original affiché à gauche.

4. Le document original reste attaché à la facture (archivage légal conservé).

Note

La saisie manuelle avec le document affiché côté gauche est souvent plus rapide que de corriger un OCR avec de nombreux champs en erreur. Ne cherchez pas à “forcer” un OCR de mauvaise qualité.

Document original toujours accessible

Quel que soit le résultat de l’OCR, le fichier source est conservé et attaché à la facture fournisseur créée. Pour le consulter ultérieurement :

1. Achats → Factures fournisseurs → cliquez sur la facture.
2. Onglet Pièces jointes → cliquez sur le fichier pour l’ouvrir ou le télécharger.

Cet archivage automatique satisfait l’obligation légale de conservation des justificatifs comptables pendant 10 ans (OHADA/CEMAC).

Pour aller plus loin

• Importer une facture par OCR →
• Gérer les alertes de doublons →