Gérer les alertes de doublons

SynkriaOps analyse chaque facture importée ou saisie pour détecter les doublons potentiels avant qu’ils n’entrent dans vos livres comptables. Un doublon non détecté peut conduire à une double comptabilisation d’une charge ou d’une créance — erreur difficile à corriger en exercice clos.

Comment fonctionne la détection

SynkriaOps compare la facture en cours d’import avec toutes les factures déjà enregistrées sur votre dossier en croisant trois critères :

Critère	Détail
Numéro de facture	Identique (insensible à la casse)
Fournisseur / client	Même identifiant tiers (compte 401xxx ou 411xxx)
Montant TTC	Identique (à 1 XAF près pour absorber les arrondis)

La période de tolérance est de ±30 jours autour de la date de facture. Une même facture avec une date décalée de 31 jours ou plus ne sera pas signalée.

Types d’alertes

Alerte orange — Doublon potentiel

Les trois critères correspondent mais la date est légèrement différente (±1 à 30 jours) ou deux critères sur trois correspondent (par exemple même numéro et même montant mais fournisseur différent).

Impact : non bloquant. Vous pouvez continuer l’import.

Signification probable :

• Avoir et facture de référence identique (même numéro, fournisseur, montant négatif vs positif)
• Facture rectificative avec même numéro de base mais numéro de version différent
• Facture d’un fournisseur ayant le même nom mais un NIU différent

Alerte rouge — Doublon certain

Les trois critères correspondent exactement (numéro + fournisseur + montant TTC).

Impact : bloquant par défaut. L’import est suspendu pour décision.

Signification probable :

• La facture a déjà été importée via OCR ou saisie manuellement.
• Le relevé bancaire sur lequel elle était référencée a été importé deux fois.

Actions disponibles face à un doublon

1. L’alerte apparaît dans l’interface de vérification OCR ou dans l’écran d’import. Cliquez sur Voir la facture existante pour comparer les deux documents côte à côte.

2. Selon le résultat de la comparaison, choisissez l’une des actions suivantes :

Action A — Annuler l’import (doublon confirmé)

1. Cliquez sur Annuler l’import de cette facture.

2. La facture n’est pas créée. L’alerte est enregistrée dans le journal d’audit.

3. Si vous avez importé un lot (plusieurs factures), seule la facture en doublon est annulée — les autres sont importées normalement.

À utiliser quand : la facture a effectivement déjà été enregistrée et vous n’avez pas besoin de l’importer une seconde fois.

Action B — Ignorer l’alerte et importer (doublon justifié)

1. Cliquez sur Ignorer et importer quand même.

2. Saisissez un motif de justification (obligatoire pour la traçabilité audit) :

   • Exemple : Avoir correspondant — facture d'origine réf FC-2026-00452
   • Exemple : Facture rectificative v2 — taux TVA corrigé
   • Exemple : Double facturation autorisée — 2 livraisons distinctes

3. La facture est importée avec un marquage DOUBLON_AUTORISÉ visible dans la liste des factures.

À utiliser quand :

• Il s’agit d’un avoir avec la même référence que la facture d’origine.
• Il s’agit d’une facture rectificative remplaçant une facture erronée (dans ce cas, annulez d’abord la facture d’origine).
• Deux livraisons distinctes ont reçu la même référence fournisseur par erreur.

Attention

Ignorer une alerte rouge sans motif valide est une erreur comptable grave. En cas de doute, contactez votre expert-comptable avant de forcer l’import.

Consulter l’historique des alertes de doublons

1. Allez dans Achats → Factures fournisseurs (ou Ventes → Factures clients).

2. Activez le filtre Doublons autorisés dans la barre de filtre.

3. La liste affiche toutes les factures importées malgré une alerte, avec le motif saisi.

Bonnes pratiques pour éviter les doublons

Pratique	Bénéfice
Exporter le FEC mensuel	Permet de détecter les doublons en masse avec un tableau croisé Excel
Vérifier la liste des factures avant import	Rechercher le numéro de facture dans la barre de recherche avant d’importer
Numérotation stricte chez vos fournisseurs	Demander à vos fournisseurs de ne jamais réutiliser un numéro de facture
Import régulier (hebdomadaire)	Réduit la fenêtre de détection de doublons par rapport aux imports mensuels massifs

Exemple chiffré — doublon rouge

Situation : la facture FF-2026-0089 de TOTAL Cameroun pour 1 045 750 XAF a été importée par OCR le 22/04/2026. Le 29/04/2026, vous retentez l’import du même PDF.

Critère	Valeur facture en cours	Valeur facture existante	Correspond ?
Numéro	FF-2026-0089	FF-2026-0089	Oui
Fournisseur	TOTAL Cameroun SA (401TOTAL)	TOTAL Cameroun SA (401TOTAL)	Oui
Montant TTC	1 045 750 XAF	1 045 750 XAF	Oui
Date	22/04/2026	22/04/2026	Oui

→ Alerte rouge — doublon certain. Action correcte : Annuler l’import.

Pour aller plus loin

• Importer une facture par OCR →
• Vérifier et corriger les données OCR →