Numéroter les pièces des agences : une série par agence, sans doublon
Quand une entreprise ouvre des agences, chacune doit pouvoir facturer sans attendre les autres, et un auditeur doit pouvoir suivre ses numéros sans trou. SynkriaOps donne à chaque agence sa propre série de numéros, définie par le siège, et garantit qu’aucune série ne peut produire le numéro d’une autre.
Chaque agence numérote ses factures, avoirs et reçus dans sa propre série, avec son propre compteur. Le siège garde la numérotation réglée dans Paramètres → Facturation : aucun numéro déjà attribué ne change.
| Pièce | Exemple de numéro |
|---|---|
| Facture du siège (format actuel) | FC-26-AA00012 |
| Facture de l’agence de Bafoussam (code BFS) | FC-BFS26-AA00001 |
| Facture de l’agence de Garoua (code GAR) | FC-GAR26-AA00001 |
Par défaut, la série d’une agence reprend le préfixe de la société pour ce type de pièce, puis le code de l’agence, l’année et le numéro. Comme partout dans SynkriaOps, le numéro est attribué à la validation, sans trou, et le compteur repart à 1 chaque année.
Les autres pièces (écritures, factures fournisseurs) gardent la numérotation de la société. Les devis et pro forma auront leur série d’agence quand ils seront rattachés à une agence.
Voir les séries
Section intitulée « Voir les séries »Ouvrez Paramètres → Facturation. Sous la numérotation de la société, le bloc Numérotation des agences montre, pour chaque agence et chaque type de pièce, le préfixe, le format et le prochain numéro.
Une personne d’agence voit seulement les séries de son agence, sans pouvoir les changer.
Choisir la série d’une agence (siège)
Section intitulée « Choisir la série d’une agence (siège) »-
Dans Numérotation des agences, cliquez sur Modifier sur la ligne voulue.
-
Saisissez le préfixe (8 caractères au plus) et le format. Jetons possibles :
{prefixe},{agence}(code de l’agence),{annee},{aa}, et un seul jeton de numéro parmi{seq},{sequence}ou{alpha}. -
Vérifiez l’aperçu du numéro, puis cliquez sur Enregistrer.
Le nouveau format vaut pour les numéros suivants : la suite continue (si l’agence en était au numéro 42, le prochain porte le rang 43), et aucun numéro déjà attribué ne change. Chaque changement est inscrit dans la piste d’audit (avant et après, auteur, date). Rétablir la série par défaut revient au format d’origine.
Ce que SynkriaOps refuse
Section intitulée « Ce que SynkriaOps refuse »Deux séries de la société ne peuvent jamais produire le même numéro. SynkriaOps refuse, avant l’enregistrement, avec un exemple du numéro qui serait en double :
- une série qui pourrait produire un numéro d’une autre série (par exemple une agence dont le format reprend le code d’une autre agence) ;
- une série qui pourrait reproduire un numéro déjà attribué à une pièce ;
- un format sans jeton de numéro, avec deux jetons de numéro, avec un jeton inconnu, ou avec le code de l’agence placé après le numéro ;
- un numéro de plus de 16 caractères.
Les mêmes contrôles s’appliquent quand vous créez une agence ou changez son code, et quand vous changez les préfixes ou le format de la société (par exemple, le même préfixe pour les factures et les avoirs est refusé).
Contrôler la continuité des numéros
Section intitulée « Contrôler la continuité des numéros »Cliquez sur Contrôler la continuité. Pour chaque série de l’année, SynkriaOps vérifie :
- qu’aucun numéro ne manque entre le premier et le dernier numéro attribué ;
- que chaque numéro a sa pièce ;
- que les dates suivent l’ordre des numéros.
Une série conforme affiche « Conforme » et le nombre de numéros. Sinon, l’anomalie est nommée (par exemple « 1 numéro(s) manquant(s) — rangs 11 »). Une agence contrôle ses propres séries ; le siège contrôle toutes les séries.