Imprimer les documents d'un tiers : relevé, grand livre, analyse
La fiche d’un tiers produit cinq documents prêts à envoyer ou à archiver. Ils sont calculés par le serveur depuis vos écritures validées : soldes, report d’ouverture, ancienneté des factures. Un document dont les chiffres ne retomberaient pas sur le solde du compte n’est jamais produit, pour ne jamais envoyer un solde faux.
Quel document pour quel besoin
Section intitulée « Quel document pour quel besoin »| Document | Pour | Destinataire | Période |
|---|---|---|---|
| Relevé de compte (clients) | Montrer au client ses mouvements, son solde et l’ancienneté de ce qu’il doit | Le client | Au choix |
| Échéancier (fournisseurs) | Préparer vos règlements semaine par semaine | Usage interne : « Document interne, ne pas transmettre » | Fixe : paiements à venir |
| Grand livre auxiliaire | Toutes les écritures validées du compte du tiers, avec le lettrage | Votre expert-comptable, un auditeur, le tiers en cas de litige | Au choix |
| Analyse de gestion | Indicateurs, activité par mois, délais de paiement et statistiques année par année | Usage interne, revue de portefeuille | Fixe : exercice et années précédentes |
| Confirmation de solde | Demander au tiers de confirmer le solde de son compte dans vos livres | Le tiers, à la demande de l’auditeur ou de la direction | Une date d’arrêté |
La confirmation de solde a sa propre page : Confirmation de solde (circularisation).
Produire un document
Section intitulée « Produire un document »- Ouvrez la fiche du tiers (Ventes → Clients ou Achats → Fournisseurs, puis cliquez sur le tiers).
- Cliquez sur Imprimer la fiche.
- Choisissez le Modèle.
- Pour le relevé et le grand livre, choisissez la Période (voir ci-dessous).
- Choisissez le Format : PDF, Excel ou Les deux.
- Choisissez la Langue du document : Français ou English.
- Pour le relevé, relisez le Message d’accompagnement proposé et modifiez-le si besoin.
- Cliquez sur Télécharger.
Choisir la période
Section intitulée « Choisir la période »| Choix | Ce que contient le document |
|---|---|
| Depuis l’origine | Depuis la première écriture : rien n’est reporté, tout l’historique est imprimé. |
| Exercice | L’exercice choisi, qui commence par son solde reporté (à-nouveau). |
| Dates | La période choisie, qui commence par le solde d’ouverture reporté à la veille. |
Le solde reporté est le solde du compte au soir de la veille de la période : l’à-nouveau n’est jamais compté deux fois.
PDF ou Excel
Section intitulée « PDF ou Excel »- PDF : mise en page SynkriaOps, A4 portrait, à envoyer tel quel.
- Excel : un classeur à six onglets, Synthèse, Mouvements, Factures ouvertes, Balance âgée, Par mois et Délais. C’est le format pour retravailler les chiffres, filtrer, ou les joindre à un dossier de révision.
Le document dans la langue du tiers
Section intitulée « Le document dans la langue du tiers »Choisissez English pour un client ou un fournisseur anglophone : titres, colonnes, mentions et texte proposé passent en anglais. Les montants restent dans la devise de votre comptabilité.
Ce que contient chaque document
Section intitulée « Ce que contient chaque document »Relevé de compte
Section intitulée « Relevé de compte »L’en-tête de votre société et du client, la période, le solde au début, les mouvements (facturé, réglé et avoirs), le reste à payer, puis l’ancienneté du solde par tranche : non échu, 1 à 30 jours, 31 à 60, 61 à 90, plus de 90 jours. C’est le document qui accompagne une relance.
Grand livre auxiliaire
Section intitulée « Grand livre auxiliaire »Les écritures validées du compte du tiers, avec journal, pièce, débit, crédit, solde et code de lettrage. Un même code de lettrage relie une facture à ses règlements et avoirs. Un astérisque signale un lettrage achevé après la fin de la période.
Analyse de gestion
Section intitulée « Analyse de gestion »L’encours, le délai réel pondéré sur 12 mois face au délai accordé, le score de risque, le facturé (ou l’acheté) par mois sur deux exercices, le délai de chaque facture réglée, et un tableau année par année : factures, avoirs, encaissé, délai moyen, part réglée à l’heure.
Échéancier
Section intitulée « Échéancier »Les paiements à venir semaine par semaine, factures échues en tête, avec le cumul. Il porte la mention « Document interne, ne pas transmettre ».
Imprimer pour le compte d’un client (cabinet)
Section intitulée « Imprimer pour le compte d’un client (cabinet) »Si vous êtes connecté par l’espace cabinet, le document est imprimé au nom du cabinet, pour le compte de l’entreprise : la boîte de dialogue l’indique. Ce mode n’est pas un choix : il vient de votre connexion.
Si l’impression est refusée
Section intitulée « Si l’impression est refusée »Le message « Ce document ne retomberait pas sur le solde du compte : il n’a pas été produit, pour ne jamais envoyer un solde faux » signale une incohérence dans les données. Le support est alerté automatiquement ; réessayer ne changera rien. Les autres modèles restent disponibles.