Catégoriser les transactions

Catégoriser une transaction, c’est la ranger dans une catégorie analytique (« Loyer », « Carburant », « Projet Douala »…) pour suivre où va votre argent. Cela ne crée aucune écriture comptable : la catégorie vient en plus de la comptabilisation, elle ne la remplace pas. À la fin de cette page, vous saurez catégoriser une transaction à la main, la répartir entre plusieurs catégories et laisser des règles le faire pour vous.

Avant de commencer

Il vous faut au moins une famille analytique de type Trésorerie, avec ses catégories d’entrées et de sorties. Elle se crée dans Paramètres → Familles analytiques. Sans elle, le panneau de la transaction affiche « Aucune famille analytique de type « Trésorerie » n’est configurée » et le lien Configurer vos catégories de trésorerie.

Catégoriser depuis la file « À catégoriser »

Trésorerie → À catégoriser liste toutes les transactions qui n’ont pas encore de catégorie, avec leur date, leur libellé, leur compte, leur montant et des suggestions.

1. Ouvrez Trésorerie → À catégoriser.

2. Pour chaque ligne, lisez les suggestions proposées. Une suggestion vient soit d’une règle (« Règle « … » »), soit d’une transaction passée au libellé proche (« Similaire à : … »).

3. Cliquez sur la bonne suggestion. La catégorie est appliquée à 100 % et la ligne sort de la file.

Quand la file est vide, l’écran affiche Tout est catégorisé. Après un import de relevé, cliquez sur Appliquer les règles pour traiter d’un coup les nouvelles lignes.

Répartir une transaction entre plusieurs catégories

Une facture de téléphone partagée entre deux activités se répartit en pourcentages.

1. Dans Trésorerie → Transactions, ouvrez la transaction.

2. Dans la section Catégories analytiques, ajoutez une catégorie, puis une deuxième.

3. Indiquez le pourcentage de chacune. Le total doit faire 100 %.

4. Cliquez sur Enregistrer les catégories.

Automatiser avec les règles de ventilation

Une règle catégorise toute seule les transactions qui se ressemblent : « si le libellé contient MTN MOMO, alors Charges télécoms ».

1. Ouvrez Analytique → Règles de ventilation (ou Centre de règles depuis la file À catégoriser) et cliquez sur Nouvelle règle.

2. Donnez-lui un Nom de la règle, par exemple MTN Mobile Money → Charges télécoms.

3. Sous Si, ajoutez une ou plusieurs conditions et choisissez leur combinaison (ET ou OU) :

   Condition	Exemple
   Le libellé contient	MTN
   Le libellé correspond au regex	^MTN.*MOMO
   Montant minimum / maximum	50000
   Compte bancaire	Votre compte Orange Money
   Tiers	Un fournisseur précis

4. Sous Alors, choisissez la Famille, la Catégorie cible et le Pourcentage.

5. Lisez l’Aperçu rétroactif : il indique combien de transactions non catégorisées la règle toucherait, et pour quel montant. Cliquez sur Créer.

L'ordre compte

Les règles s’appliquent dans l’ordre affiché, et la première qui correspond gagne. Placez les règles précises (un tiers, un montant) au dessus des règles larges (un mot du libellé) avec les flèches Monter et Descendre.

Le bouton Tester vérifie une règle sur un libellé d’exemple avant de l’activer. Appliquer aux non taguées applique toutes les règles actives aux transactions sans catégorie, sur un exercice ou sur toutes les transactions ; un récapitulatif indique combien ont été traitées, taguées et ignorées.

Ce que la catégorisation alimente

• les tableaux de bord et rapports de Analytique ;
• le suivi Budget, où les montants sans catégorie apparaissent à part ;
• le Taux d’affectation, qui mesure la part de vos transactions déjà catégorisées.

Pour aller plus loin

• Valider les pièces en masse → : l’étape suivante, valider d’un coup ce qui est prêt.
• Comptabiliser une transaction → : l’étape comptable, indépendante de la catégorie.
• Utiliser les codes analytiques → : l’analytique sur les pièces et les écritures.
• Importer un relevé bancaire → : faire entrer les transactions, puis appliquer les règles.
• Trésorerie prévisionnelle → : projeter vos entrées et sorties à venir.