Ranger vos documents dans la GED : dossiers, import et partage

La GED (gestion électronique des documents) est l’armoire de votre entreprise dans SynkriaOps : contrats, statuts, rapports, courriers, attestations. Vous la trouvez dans Documents → GED. Cette page explique comment l’organiser, y déposer des fichiers et les partager avec une personne extérieure.

Les dossiers de départ

À la création de votre entreprise, la GED contient quatre dossiers système, marqués d’un cadenas :

Dossier	Pour ranger
Contrats	Contrats clients, fournisseurs, bail, assurances
Rapports	Rapports de gestion, procès-verbaux, rapports d’audit
Correspondances	Courriers reçus et envoyés, mises en demeure
Divers	Tout le reste, et les fichiers importés sans dossier choisi

Les dossiers système ne peuvent être ni renommés, ni déplacés, ni supprimés. Vous pouvez créer autant de sous-dossiers que vous voulez à l’intérieur.

Créer un dossier

Dans le panneau Dossiers, cliquez sur Nouveau dossier pour un dossier à la racine, ou sur l’icône Nouveau sous-dossier d’un dossier existant.
Saisissez le nom, puis cliquez sur Créer le dossier.

Un dossier que vous avez créé se renomme, se déplace (icône Déplacer) et se supprime depuis le panneau.

Importer des documents

Sélectionnez le dossier de destination dans le panneau de gauche.
Glissez vos fichiers dans la zone d’import, ou cliquez dessus pour les choisir. Vous pouvez en déposer plusieurs à la fois.
Suivez la progression de chaque fichier. Un fichier en erreur peut être réessayé ou retiré de la liste.

Sans dossier sélectionné, le bouton Importer en haut de la page range les fichiers dans Divers.

Règle	Détail
Taille maximale	50 Mo par fichier
Formats	PDF, images JPEG, PNG, WebP et TIFF (scans), Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC), OpenDocument (ODT), relevés OFX
Espace	Le stockage total dépend de votre offre ; une jauge Stockage utilisé apparaît quand il approche de la limite

Le contenu de chaque fichier est contrôlé à l’arrivée : un fichier dont le contenu ne correspond pas à son extension est refusé.

Consulter, télécharger, déplacer

Sur chaque ligne de document :

Aperçu ouvre le fichier dans SynkriaOps (PDF et images) ; les autres formats se téléchargent ;
Télécharger récupère le fichier d’origine ;
Déposer une nouvelle version remplace le fichier par sa version à jour (contrat signé, rapport corrigé) : la colonne Ver. passe à v2, la version précédente reste dans l’historique ;
Déplacer le range dans un autre dossier ;
Supprimer le retire de la GED après confirmation.

Partager un document par un lien

Vous pouvez envoyer un document à votre banquier, à votre avocat ou à un partenaire sans pièce jointe ni compte SynkriaOps.

Sur la ligne du document, cliquez sur l’icône de partage.
Choisissez la durée du lien : 24 heures, 7 jours ou 30 jours.
Cliquez sur Créer un lien de partage, puis sur Copier le lien et envoyez-le.

La personne qui ouvre le lien voit le document et peut le télécharger. Après l’échéance, la page indique que le lien a expiré.

Dans le même volet, Liens actifs liste les liens encore valides avec leur date d’expiration. Révoquer coupe un lien immédiatement : la page indique alors que le lien a été révoqué.

Qui peut faire quoi

Action	Rôles
Importer, renommer, déplacer, supprimer, partager	ADMIN, CFO, COMPTABLE
Parcourir, prévisualiser, télécharger	Les autres rôles qui ont accès à la GED

Le détail des rôles est dans Rôles & permissions.

Corriger les problèmes courants

Problème	Cause probable	Solution
« Fichier trop volumineux (max 50 Mo) »	Le fichier dépasse 50 Mo	Compressez le PDF ou découpez-le
« Type de fichier non autorisé »	Format hors liste (ZIP, GIF, TXT…)	Convertissez-le en PDF
« Quota de stockage dépassé »	L’espace de votre offre est plein	Supprimez des documents inutiles ou changez d’offre
Le bouton de suppression du dossier échoue	Le dossier contient encore quelque chose	Videz-le d’abord
Le destinataire voit « Ce lien de partage a expiré »	La durée choisie est dépassée	Créez un nouveau lien