Cadrage, export du registre et états financiers

Le registre des immobilisations et le grand livre doivent raconter la même histoire : mêmes valeurs brutes, mêmes amortissements. À la fin de cette page, vous saurez vérifier cette concordance, exporter le registre et savoir ce qui alimente les notes annexes de la liasse.

Pré-requis

• Le rôle Administrateur, CFO ou Comptable pour le cadrage et l’export. Le plan global et les statistiques sont aussi consultables par le rôle Auditeur.
• Un exercice fiscal choisi dans chaque onglet.

Le cadrage avec le grand livre

L’onglet Cadrage du module Actifs → Immobilisations compare, compte par compte, le registre au grand livre SYSCOHADA de l’exercice choisi.

1. Choisissez l’Exercice et cliquez sur Actualiser.

2. Lisez le statut : Cadrage équilibré ou Écart détecté.

3. Pour chaque compte, comparez VBT Module et VBT GL (valeur brute totale), puis Amort. Module et Amort. GL. Les colonnes Écart VBT et Écart Amort. donnent les différences.

Cause signalée	Ce qu’elle signifie	Correction
Valeur brute différente du grand livre	Une écriture a touché un compte 2x sans passer par le module, ou une fiche porte une mauvaise valeur	Retrouvez l’écriture au grand livre ou corrigez la fiche
Amortissements différents du grand livre	Dotation manquante, contrepassation manuelle, amortissement antérieur mal repris	Générez les dotations manquantes, ou vérifiez la reprise
Amortissements sans immobilisation au registre	Un compte 28x a un solde mais aucun bien ne lui correspond	Créez ou importez les biens concernés
Compte du grand livre sans bien au registre	Un compte 2x a un solde mais aucun bien ne lui correspond	Créez ou importez les biens concernés

Le bloc N biens à comptabiliser liste les biens dont l’acquisition n’est pas au grand livre. Le bouton Comptabiliser passe leur écriture d’acquisition ; tant qu’elle manque, leurs dotations ne peuvent pas être générées.

Bien repris : ne comptabilisez pas deux fois

Pour un bien repris d’une ancienne comptabilité, l’acquisition est déjà dans les à-nouveaux. S’il apparaît « à comptabiliser », vérifiez d’abord les soldes d’ouverture du compte 2x au lieu de cliquer sur Comptabiliser, qui créerait une seconde acquisition.

Avant la clôture

Faites le cadrage après avoir généré les dotations de l’exercice. Un cadrage équilibré garantit que les tableaux d’immobilisations de la liasse concordent avec votre registre.

Le plan global et les statistiques

• Plan global : pour l’exercice choisi, chaque bien avec sa Valeur brute, sa Dotation exercice, son Cumul amorti et sa VNC, et les totaux. Le bouton Générer les dotations y est aussi disponible.
• Statistiques : VBT totale, VNC éco, Dotation exercice, Dotation dérogatoire, nombre d’Actifs, de biens En cours d’acquisition et À compléter, Dotations restantes à générer sur l’exercice, et la Répartition par catégorie.

Exporter le registre

1. Dans l’onglet Actifs, cliquez sur Exporter. Le menu propose un export immédiat en Excel (.xlsx) ou en PDF ; pour choisir le contenu, cliquez sur Options avancées…. La fenêtre Export du registre des immobilisations s’ouvre.

2. Format : Excel pour contrôler, filtrer et rapprocher ; PDF pour imprimer et transmettre.

3. Périmètre et filtres : cochez Limiter à un exercice et choisissez la Portée :

   • Acquisitions de l’exercice : seulement les biens acquis pendant l’exercice ;
   • Patrimoine à la clôture : tout bien détenu à la clôture, avec les cumuls arrêtés à cette date.

   Choisissez aussi les Statuts à inclure et, si besoin, décochez Inclure les actifs entièrement amortis.

4. Colonnes et informations à inclure : partez d’un modèle (Registre standard, Suivi comptable détaillé, Inventaire physique, Export minimal) ou composez le vôtre. Les colonnes sont groupées : identification, affectation, acquisition, amortissement, piste fiscale, dérogatoire, comptes SYSCOHADA, cession et sortie, suivi.

5. Présentation et regroupement : titre du document, tri, regroupement (par catégorie, par site…), totaux et sous-totaux, informations de l’entreprise et, en PDF, orientation.

6. Cliquez sur Exporter.

Au moins une colonne d'identification

Le registre doit garder la colonne « N° registre » ou « Désignation ». Au-delà d’un certain nombre de colonnes, le PDF passe en paysage ou devient peu lisible : préférez alors l’Excel.

Les immobilisations dans les états financiers

Les états financiers sont établis à partir du grand livre. Les écritures du module (acquisitions, dotations, sorties, dépréciations) y alimentent directement :

État ou note	Ce qui vient des immobilisations
Bilan, actif immobilisé	Valeurs brutes 2x, amortissements 28x, dépréciations 29x
Compte de résultat	Dotations 681x et 69x ; cessions 81x et 82x en HAO
Note 3A Immobilisations brutes	Mouvements de l’exercice des comptes 2x
Note 3C Immobilisations : amortissements	Mouvements des comptes 28x
Note 3D Immobilisations : plus-values et moins-values de cession	Grille à remplir : montant brut, amortissements, VNC et prix de chaque bien sorti

Pour remplir la Note 3D, exportez le registre en Excel avec le statut Cédée (et Rebut) et les colonnes du groupe « Cession et sortie » : vous y trouvez, bien par bien, les montants à reporter.

Un cadrage équilibré est la meilleure garantie que ces tableaux reflètent votre registre. Voir Liasse et notes annexes.

Voir aussi

• Plans d’amortissement & dotations →
• Reprendre un parc existant →
• Céder ou mettre au rebut →
• Liasse et notes annexes →